Auftragsabwicklungsprozess

Das Geschäftsfeld der Wellpapp-Verpackungen ist von großer Bedeutung in der heutigen Industrie. Dabei ist der Auftragsbearbeitungsvorgang unverzichtbar und bildet das Herzstück des Geschäftsprozesses. Er verbindet Kundenanforderungen, interne Abläufe und logistische Rahmenbedingungen zu einem durchgängigen, nachvollziehbaren Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten. Zielgrößen wie Termintreue, Qualität, Kostenstabilität, Rückverfolgbarkeit und Ressourceneffizienz werden entlang des gesamten Prozesses gesteuert.

Er umfasst die koordinierte Abfolge von Anfrage, Angebot, Auftragserfassung, technischer Klärung, Terminierung, Materialdisposition, Fertigung, Weiterverarbeitung, Konfektionierung, Kommissionierung, Versand, Fakturierung sowie Nachkalkulation und bildet damit die gesamte operative Wertschöpfungskette in der Herstellung ab. Ergänzend zählen dazu die Dokumentation von Prüf- und Freigabeschritten, die strukturierte Kommunikation bei Änderungen, das Reklamations- und Retourenmanagement sowie die kontinuierliche Verbesserung auf Basis valider Kennzahlen.

Definition: Was versteht man unter Auftragsabwicklungsprozess?

Im Rahmen von industriellen Produktionsprozessen, wie sie in der Herstellung von Verpackungen aus Wellpappe stattfinden, ist der Auftragsbearbeitungsablauf von höchster Bedeutung. Hierbei handelt es sich um eine systematische Vorgehensweise, die mit dem Eingang einer Bestellanforderung beginnt und mit der Auslieferung des bestellten Produkts endet. Der Begriff Auftragsbearbeitung beschreibt die gesamte Abfolge von Arbeitsschritten, die zur Erfüllung eines Auftrags erforderlich sind. Er grenzt sich von der reinen Auftragsverwaltung dadurch ab, dass er neben administrativen Tätigkeiten insbesondere die technisch-operative Umsetzung, Qualitätsabsicherung und logistische Abwicklung umfasst.

In der Praxis deckt der Prozess je nach Fertigungsstrategie Make-to-Order, Make-to-Stock und Configure-to-Order ab. Spezifisch für Wellpappe gehören dazu die Definition von FEFCO-Bauarten, die Auswahl der Wellenkombination (z. B. B-, E-, BC-Welle), die Festlegung der Materialqualitäten, die Prüfung von Druckvorlagen, Stanzkonturen und Rillungen sowie die Palettier- und Verpackungsvorschriften. Relevante Informationen sind u. a. Stückzahl, Toleranzen, Bedruckungsanforderungen, Kennzeichnungen und logistische Restriktionen. Darüber hinaus spielen Formatangaben (Innenmaß/Außenmaß/Nutzmaß), Laufrichtung, Rillzugaben, Stapelvorgaben und Packmuster eine zentrale Rolle, um die geforderte Funktionalität und Transportsicherheit sicherzustellen.

Typische Elemente der Auftragsabwicklung

• Auftragsprüfung (Machbarkeit, Termin, Kapazität, Materialverfügbarkeit)
• Technische Klärung (Zeichnungen, Stanzwerkzeuge, Druckdaten, Prüfmerkmale)
• Datenanlage (Artikelstamm, Kundenvorgaben, Arbeitsplan, Stückliste)
• Planung und Steuerung (Kapazitätsabgleich, Reihenfolgeplanung, Freigabe)
• Fertigung und Weiterverarbeitung (Wellanlage, Zuschnitt, Stanzen, Kleben/Heften)
• Qualitätssicherung (Wareneingang, In-Prozess-Prüfung, Endprüfung, Freigabeproben)
• Logistik und Versand (Kommissionierung, Etikettierung, Dokumente, Auslieferung)
• Rückmeldung, Faktura und Nachkalkulation (Ist-Daten, Abweichungsanalyse)
• Dokumentenmanagement und Archivierung (Spezifikationen, Prüfprotokolle, Freigaben)
• Rüst- und Materialoptimierung (Gruppierung nach Formaten, Wellen, Farben)
• Lieferanten- und Outsourcing-Steuerung (Werkzeugbau, Kaschierung, Druck)
• Reklamations- und Änderungsmanagement (Ursachenanalyse, Maßnahmen, Rückwirkung)

Die Phasen des Auftragsabwicklungsprozesses bei der Wellpappe Herstellung

Die Abwicklung von Aufträgen in der Wellpappenproduktion durchläuft mehrere Phasen. Im Allgemeinen beginnt der Prozess mit der Auftragsannahme. Daran anschließend erfolgt das Erfassen der Bestelldaten im System. Die Produktionsplanung und -steuerung ist der nachfolgende Schritt, bei welchem entschieden wird, wie und wann das Produkt hergestellt wird. Die tatsächliche Produktion der Wellpappbögen stellt die nächste Phase dar, gefolgt von der Qualitätssicherung und der Auslieferung. Ergänzend schließen sich Rückmeldungen, Fakturierung, Nachkalkulation und – falls erforderlich – strukturierte Korrektur- und Präventionsmaßnahmen an, um Prozessstabilität und Kundenzufriedenheit nachhaltig zu sichern.

1. Auftragsannahme und -prüfung

Zu Beginn werden Kundenanforderungen, technische Spezifikationen und Liefertermine validiert. Eine Machbarkeitsprüfung klärt Materialqualitäten, verfügbare Formate, Druckverfahren und Werkzeugstatus. Ziel ist die belastbare Termin- und Preiszusage auf Basis transparenter Voraussetzungen. Zusätzlich werden Risiken (z. B. Engpässe bei Papieren, Sonderfarben, Werkzeugneubau) identifiziert, Alternativen bewertet und gegebenenfalls mit dem Kunden abgestimmt. Klare Annahmekriterien und Checklisten reduzieren Interpretationsspielräume und vermeiden spätere Schleifen.

2. Auftragserfassung und Datenanlage

Es folgt die strukturierte Erfassung aller relevanten Stammdaten und Auftragsdaten im führenden System (z. B. Artikelnummer, FEFCO-Bauart, Wellensorte, Druckbild, Arbeitsplan). Dabei sind vollständige, eindeutige und prüffähige Angaben zu Formaten, Toleranzen und Palettiermustern essenziell. Weiterführend unterstützen praxisrelevante Abmessungen in der Fertigung die fehlerfreie Umsetzung in Planung und Produktion. Zusätzlich werden Innen- und Außenmaße klar abgegrenzt, Laufrichtung und Rillzugaben definiert, Packeinheiten und Lademittel festgelegt sowie Etiketteninhalte (Kundenreferenzen, Chargen, EAN/QR) spezifiziert. Eine eindeutige Versionierung der Datensätze stellt sicher, dass einzig freigegebene Informationen in die Fertigung gelangen.

3. Produktionsplanung und -steuerung

Auf Basis von Kapazitäten, Rüstlogik und Materialverfügbarkeit erfolgt die Terminierung. Reihenfolgen werden nach Kriterien wie Rüstminimierung, Materialfamilien, Farbwechsel und Lieferpriorität gebildet. Freigaben werden prozesssicher dokumentiert, Änderungen versioniert und rückverfolgbar gemacht. Batching-Strategien (Format- und Wellenbündelung), Zeitfenster für Freeze-Zonen vor Produktionsstart sowie definierte Eskalationsstufen bei Störungen erhöhen die Planstabilität. Transparente Leitstände mit Prioritätsregeln unterstützen die Feinsteuerung bei Eilaufträgen.

4. Materialdisposition

Beschaffung und Bereitstellung von Rohpapieren, Klebstoffen, Farben und Hilfsstoffen erfolgen just-in-time oder vorausschauend. Chargen- und Lieferantendaten werden zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit erfasst. Sicherheitsbestände und Dispositionsparameter werden auf Verbrauch, Lieferzeiten und Qualitätsanforderungen abgestimmt. Substitutionsregeln (z. B. alternative Flut- und Deckenpapiere) werden definiert, um Versorgungsrisiken zu senken. Prüf- und Freigabeprozesse für Farben, Leime und Zusatzstoffe sichern die Eignung für die vorgesehenen Anwendungen.

5. Herstellung der Wellpappbögen

Die Wellanlage produziert unter definierten Parametern (Temperatur, Feuchte, Bahnspannung) die benötigten Bögen. Qualität wird über In-Prozess-Prüfungen (Klebhaftung, Dicke, BCT-/RCT-nahe Merkmale) abgesichert. Abweichungen lösen festgelegte Korrekturmaßnahmen aus. Prozessrelevante Kennwerte wie Leimviskosität, Vorheizertemperaturen, Feuchtegehalt und Bahnlage werden überwacht, um Klebequalität und Planlage sicherzustellen. Normgerechte Materialprüfungen (z. B. ECT) unterstützen die Zielerreichung hinsichtlich Stapelstabilität und Transportschutz.

6. Weiterverarbeitung

Schritte wie Zuschnitt, Rillen, Stanzen, Kleben oder Heften transformieren Bögen in gebrauchsfertige Packmittel. Druck- und Stanzwerkzeuge werden anhand freigegebener Daten eingesetzt, Etiketten und Markierungen gemäß Kundenvorgabe appliziert. Verfahren wie Flexo-Postprint, Preprint, Offsetkaschierung sowie Inliner- oder Rotary-Die-Cut-Prozesse werden abgestimmt, um Passer, Rillqualität und Kantenfestigkeit zu gewährleisten. Rüstzeiten werden durch standardisierte Abläufe, Werkzeugpflege und verbindliche Voreinstelldaten minimiert.

7. Qualitätssicherung und Freigabe

Endprüfungen umfassen Maßhaltigkeit, Funktion, Bedruckung, Stabilität, Sauberkeit und Verpackungsvorschriften. Prüfpläne, Stichproben und Grenzmuster sichern ein konsistentes Qualitätsniveau. Ergebnisse werden dokumentiert und archiviert. Ergänzend kommen Transport- und Klimatests nach festgelegten Prüfkriterien zum Einsatz, um die Eignung für die Lieferkette zu belegen. Abweichungen werden mittels Ursachenanalyse (z. B. 5-Why, Ishikawa) bewertet und mit wirksamen Maßnahmen hinterlegt.

8. Kommissionierung, Versand und Auslieferung

Kommissionierung nach Lieferschein, sichere Ladungssicherung, korrekte Kennzeichnung und vollständige Versanddokumente bilden den Abschluss. Zustellnachweise und Rückmeldungen fließen in die Nachkalkulation sowie in die Leistungsbewertung ein. Vorgaben zur Ladungssicherung, zur Vermeidung von Transportschäden und zur Palettenqualität werden verbindlich umgesetzt. Rückmeldungen aus der Logistik (z. B. Zustellfenster, Avis) erhöhen die Transparenz entlang der Lieferkette.

9. Reklamations- und Retourenbearbeitung

Bei Beanstandungen werden Sachverhalte strukturiert aufgenommen, betroffene Chargen identifiziert und Prüfunterlagen herangezogen. Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen werden dokumentiert, Wirksamkeiten überprüft und, falls notwendig, Spezifikationen oder Arbeitsanweisungen angepasst. Erkenntnisse fließen in Lessons-Learned-Formate und wirken so präventiv auf zukünftige Aufträge.

IT-Schnittstellen und Transparenz

• ERP für Stammdaten, Verfügbarkeit, Terminierung und Faktura
• MES/BDE für Auftragsfortschritt, Rückmeldungen, Störungen und OEE-nahe Kennzahlen
• WMS/TMS für Lagerbewegungen, Kommissionierung und Transportabwicklung
• EDI/Datenaustausch für Bestellungen, Abrufe, Lieferscheine und Rechnungen
• PLM/CAD für Konstruktionsdaten, Stanzkonturen und Zeichnungsverwaltung
• QS-/LIMS-Systeme für Prüfpläne, Messergebnisse und Freigaben
• BI/Reporting für Kennzahlen, Dashboards und Trendanalysen

Einsatz von moderner Technik in der Auftragsabwicklung

Mit dem Einsatz von hochentwickelter Technologie kann der Prozess der Auftragsabwicklung in der Wellpappenindustrie effizient gestaltet werden. Beispielsweise ermöglicht ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) die Automatisierung verschiedener Prozessschritte und die Optimierung der Produktionsplanung. Ebenso spielen industrielle IoT-Lösungen (Internet of Things) eine zunehmend wichtige Rolle hinsichtlich vernetzter Maschinen und Anlagen. Ergänzend steigern APS-Methoden die Planbarkeit bei variierenden Losgrößen, während digitale Shopfloor-Assistenzsysteme Rüst- und Prüfabläufe standardisieren.

Ergänzend kommen Advanced-Planning-Ansätze, digitale Auftragsmappen, DMS-gestützte Freigaben, grafische Leitstände sowie BDE/MDE zum Einsatz. Barcode- und QR-Kennzeichnungen erhöhen die Datengenauigkeit, Sensorik und Edge-Geräte liefern Prozesszustände in Echtzeit. Dashboards machen Durchlaufzeiten, Termintreue, Ausschuss- und Nacharbeitsquoten transparent und unterstützen die kontinuierliche Verbesserung. Predictive-Maintenance-Konzepte reduzieren Stillstände und sichern die Verfügbarkeit kritischer Aggregate.

Datenqualität und Änderungsmanagement

• Verbindliche Stammdatenpflege (Artikel, Werkzeuge, Arbeitspläne, Prüfmerkmale)
• Versionierung von Zeichnungen und Druckdaten, definierte Freigabeprozesse
• Strukturiertes Handling von Kundenänderungen mit Auswirkung auf Termin, Kosten und Qualität
• Eindeutige Kennzeichnung von Gültigkeitszeiträumen und Änderungsständen
• Regelmäßige Audits der Datenkonsistenz und Bereinigung veralteter Datensätze

Normen, Spezifikationen und rechtliche Anforderungen

Im Auftragsabwicklungsprozess werden Normen und Vorgaben berücksichtigt, etwa zu Material- und Produktspezifikationen, Kennzeichnungsvorschriften, Dokumentationspflichten, Rückverfolgbarkeit sowie Anforderungen an Lebensmitteltauglichkeit, Recyclingfähigkeit und Entsorgung. Einheitliche Spezifikationsblätter mit Innen-/Außenmaßen, Rill- und Stanzdaten, Druckvorgaben, Palettiermustern und Prüfmerkmalen gewährleisten eine eindeutige Kommunikation über alle Prozesspartner hinweg.

Kennzahlen und kontinuierliche Verbesserung

Für die Steuerung des Auftragsabwicklungsprozesses werden Kennzahlen wie Termintreue, Durchlaufzeit, Rüstanteil, Ausschussquote, Nacharbeitsquote, OEE-nahe Werte, Reklamationsrate und First-Pass-Yield herangezogen. Regelmäßige Reviews, strukturierte Problemlösungsmethoden und standardisierte Verbesserungsmaßnahmen stabilisieren die Prozesse und erhöhen die Liefersicherheit. Benchmarks und Trendanalysen unterstützen die zielgerichtete Anpassung von Planungs- und Fertigungsparametern.

Risikomanagement und Business Continuity

Risiken durch Materialengpässe, Werkzeugausfälle, Qualitätsabweichungen oder kurzfristige Bedarfsänderungen werden aktiv gemanagt. Maßnahmen wie qualifizierte Zweitquellen, Ersatzwerkzeuge, präventive Instandhaltung, Sicherheitsbestände, Eskalationsregeln und Notfallpläne sichern die Lieferfähigkeit. Szenarioplanung und Simulationen helfen, Engpasssituationen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Praxisbeispiel

Ein Auftrag über eine FEFCO-0201-Schachtel in B-Welle mit definiertem Innenmaß, vierfarbigem Flexodruck und spezifischem Palettiermuster durchläuft: Machbarkeits- und Terminprüfung, Datenanlage mit Lauf- und Rillrichtung, Werkzeug- und Farbfreigabe, Wellanlage mit überwachten Parametern, Rill- und Stanzprozess auf der Inlinerlinie, Klebung mit integrierter Falz- und Klebenahtkontrolle, Endprüfung samt Maß- und Druckfreigabe, Kommissionierung mit Etikettierung und dokumentierter Ladungssicherung. Rückmeldungen fließen in die Nachkalkulation, Abweichungen werden analysiert und in standardisierte Verbesserungen überführt.

Vor- und Nachteile von Auftragsabwicklungsprozess

Die Abwicklung von Aufträgen in der Wellpappenindustrie bringt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. Ein effizient umgesetzter Auftragsabwicklungsprozess verbessert den Kundenservice, reduziert Fehler und ermöglicht eine reibungslose Produktion. Allerdings sind hierfür Investitionen in geeignete Systeme und eine durchdachte Prozessgestaltung notwendig. Zudem kann die Komplexität des Prozesses zu Fehlern führen, wenn beispielsweise Änderungswünsche von Kunden nicht rechtzeitig erfasst werden. Einheitliche Standards, qualifizierte Schulungen und eine klare Rollenverteilung wirken diesen Risiken entgegen.

Vorteile

• Höhere Termintreue durch transparente Planung und belastbare Rückmeldungen
• Reduzierte Fehlerquote dank standardisierter Prüf- und Freigabeschritte
• Bessere Auslastung und kürzere Durchlaufzeiten durch geeignete Reihenfolgen
• Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgbarkeit über alle Prozessschritte
• Stabile Qualität durch klar definierte Spezifikationen und Prüfpläne
• Schnellere Reaktionsfähigkeit auf Bedarfs- und Terminänderungen

Herausforderungen

• Aufwand für Einführung, Pflege und Integration von Systemen und Stammdaten
• Koordination vieler Schnittstellen (Kunde, Technik, Produktion, Logistik, Qualität)
• Risiko von Medienbrüchen oder Fehleingaben ohne klare Standards
• Umgang mit kurzfristigen Änderungen, Eilaufträgen und Kapazitätsschwankungen
• Abhängigkeiten von Werkzeug- und Materialverfügbarkeit bei Sonderanforderungen
• Notwendigkeit fortlaufender Qualifizierung der Beteiligten und gelebter Prozessexzellenz

Zusammenfassung:

• Der Auftragsabwicklungsprozess beginnt mit der Auftragsannahme, gefolgt von der Planung und Kontrolle der Herstellung des Produktes, in diesem Fall von Verpackungen aus Wellpappe.
• Ganz zentral ist die termingerechte Produktion und Lieferung der Wellpappeverpackungen. Dabei wirkt sich eine effiziente Auftragsabwicklung positiv auf Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg aus.
• Im Rahmen des Abwicklungsprozesses ist auch die Bearbeitung eventueller Reklamationen und die dazugehörige Kommunikation mit dem Kunden von Bedeutung, um eine hohe Servicequalität sicherzustellen.
• Transparente IT-gestützte Abläufe, saubere Stammdaten und definierte Freigaben sichern Qualität, Rückverfolgbarkeit und stabile Durchlaufzeiten.
• Kontinuierliche Verbesserung auf Basis von Kennzahlen (z. B. Termintreue, Ausschussquote, Nacharbeit) stärkt die Prozesssicherheit entlang der gesamten Kette.
• Klare Spezifikationen zu Abmessungen, Materialien, Rillungen und Palettierung sowie ein strukturiertes Änderungsmanagement sind wesentliche Erfolgsfaktoren.
• Ein verankertes Risikomanagement mit präventiven und reaktiven Maßnahmen gewährleistet Lieferfähigkeit und Prozessstabilität auch unter volatilen Bedingungen.