Bestandsaufnahme

Im Bereich der Wellpappe-Verpackung spielt die Bestandsaufnahme eine bedeutende Rolle. Sie ermöglicht es Unternehmen, belastbare Vorhersagen zu treffen, Ressourcen effizient zu nutzen, Reichweiten präzise zu ermitteln und ihre Geschäftsprozesse in Einkauf, Lager, Produktion und Versand zielgerichtet zu optimieren. Durch eine strukturierte, wiederholbare Vorgehensweise steigen Bestandsgenauigkeit und Prozesssicherheit entlang der gesamten Supply Chain.

Sie schafft Transparenz über Ist-Bestände von Rohpapieren, Wellpappenbahnen, Zuschnitten, Stanzteilen, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Fertigwaren. Präzise Daten unterstützen Disposition, Produktionsplanung, Materialwirtschaft und Logistik, verhindern Fehlmengen und Überbestände und verbessern die Steuerung entlang der gesamten Prozesskette – vom Wareneingang über Lager und Produktion bis zum Warenausgang. Ergänzend werden Lagerplätze, Palettenstellplätze, Kommissionierbereiche, Sperrbestände sowie konsignierte Bestände eindeutig abgegrenzt, um Bestandsdubletten zu vermeiden und eine konsistente Datenbasis in ERP/WMS-Systemen sicherzustellen.

Definition: Was versteht man unter Bestandsaufnahme?

Unter der Bestandsaufnahme versteht man grundsätzlich den Prozess der quantitativen und qualitativen Erfassung vorhandener Ressourcen oder Artikel. Im Falle der Wellpappe-Verpackung kann dies die Erfassung von Mengen und Arten verwendeter Materialien, Lagerbeständen, zur Verfügung stehenden Maschinen und anderem mehr bedeuten. Neben der reinen Bestandszählung umfasst die Bestandsaufnahme auch die Aussortierung von Mängeln und die Überprüfung der vorhandenen Qualität. Ziel ist ein vollständiges, aktuelles Abbild aller relevanten Güter mit klarer Identifikation (Artikelnummer, Charge, Status) und eindeutigen Zähleinheiten.

Sie umfasst sowohl mengenmäßige Ermittlung (Stück, Quadratmeter, Laufmeter, Kilogramm, Rolle/Bund/Palette) als auch qualitative Bewertungen (Zustand, Feuchte, Festigkeitswerte wie ECT/BCT, Beschädigungen). Abgegrenzt werden sollten Bestände nach Lagerort, Artikelnummer, Charge, Fertigungszustand (Halbfabrikat/Fertigware) und Abmessungen, um eindeutige, auswertbare Datensätze zu erhalten. In der Praxis schließt die Bestandsaufnahme außerdem die Prüfung der Stammdaten (Einheiten, Umrechnungen, Mindestbestände) ein, da fehlerhafte Stammdaten zu Inventurdifferenzen führen können. Für Rollenware sind Parameter wie Bahnbreite, Grammatur, Hülsendurchmesser und Restlaufmeter relevant; für Zuschnitte und Stanzteile sind Format, Wellenprofil (z. B. B, C, E), Lagenaufbau und Bündelgrößen zu berücksichtigen.

Rechtliche Einordnung und Normen

In vielen Unternehmen dient die Bestandsaufnahme als Grundlage für Inventur und Jahresabschluss. Dabei sind nationale handels- und steuerrechtliche Vorgaben, interne Richtlinien sowie Anforderungen aus Managementsystemen (z. B. Qualitätsmanagement) zu beachten. Nachvollziehbarkeit, Dokumentationspflichten, revisionssichere Ablage und das Vier-Augen-Prinzip bei wertintensiven Positionen erhöhen die Verlässlichkeit der Ergebnisse.

Ziele der Bestandsaufnahme

• Transparenz und Datengenauigkeit: Verlässliche Grundlage für Planung und Steuerung; konsistente Bestände in ERP/WMS und klare Identifikationen ohne Dubletten.
• Verfügbarkeit sicherstellen: Vermeidung von Produktionsstillständen durch rechtzeitige Nachversorgung; Absicherung kritischer Materialien und Werkzeuge.
• Kostenkontrolle: Reduktion von Lager- und Kapitalkosten sowie Schwund; Reduzierung von Obsoleszenzen und veralteten Beständen.
• Qualitätssicherung: Früherkennung von Mängeln und Schutz vor Fehlleistungen in nachgelagerten Prozessen; klare Trennung von Sperr- und Freigabebeständen.
• Nachvollziehbarkeit: Rückverfolgbarkeit über Chargen und Zeiträume hinweg; belastbare Grundlage für Audits und Ursachenanalysen.

Anwendung von Bestandsaufnahmen in der Wellpappe-Industrie

Die Bestandsaufnahme kann in der Wellpappe-Industrie auf vielfältige Weise angewendet werden. Ob es um die Identifizierung von Beständen an Wellpappe-Material, die Überprüfung von Maschinenzuständen oder die Optimierung von Produktionsprozessen geht – die Anwendungsbereiche sind breit gefächert. Eine systematische Überprüfung des Bestands kann dazu beitragen, Kosten zu senken, Ineffizienzen zu beseitigen und spürbare Verbesserungen in der Produktionskette herbeizuführen. Sie dient zusätzlich als Basis für Reichweitenberechnungen, Schichtplanung und Kampagnenfertigung.

Typische Felder sind: Rohpapierrollen und Wellpappenbahnen (sortenrein nach Wellenprofil und Grammatur), Zuschnitte und Stanzlinge, Hilfsstoffe wie Klebstoffe und Druckfarben, Werkzeugbestände (Stanzwerkzeuge), Ersatzteile, Ladehilfsmittel sowie Fertigwaren. Auch Lagerplätze, Sperrbestände, Kommissionierbereiche und Konsignationslager werden erfasst, um den Materialfluss vollständig abzubilden. Ergänzend werden Packmittelstammdaten, Etiketteninformationen und Kennzeichnungen geprüft, damit Chargenrückverfolgbarkeit, Etikettenlogik und Einheitenumrechnung konsistent funktionieren.

Für kurzfristige Bedarfe ohne eigene Fertigungskapazitäten kann ergänzend auf eine übersichtliche Auswahl sofort verfügbarer Verpackungen ab Lager zurückgegriffen werden; die Bestandsaufnahme stellt dabei sicher, dass Bedarfe korrekt abgegrenzt und disponiert werden.

Ergebnisse aus Bestandsaufnahmen fließen in Dispositionsparameter ein (Meldebestand, Sicherheitsbestand, Bestellmengen), stützen Kapazitäts- und Schichtplanung und helfen, Saisonalitäten oder Kampagnenfertigungen abzusichern. Abweichungsanalysen decken Ursachen für Differenzen auf (Fehlbuchungen, Schwund, falsche Einheit) und leiten Korrekturmaßnahmen ein. Schnittstellen zu ERP- und Lagerverwaltungssystemen (WMS) sollten validiert werden, um Medienbrüche zu vermeiden und Buchungslogiken (WE/WA/Umbuchung) plausibel abzubilden.

Methoden und Techniken der Bestandsaufnahme

Es gibt verschiedene Methoden und Techniken, die für eine Bestandsaufnahme in der Wellpappe-Industrie verwendet werden können. Dazu gehören manuelle Zählungen, Barcode-Scanning oder auch automatisierte Inventursysteme. Je nach Größe und Bedarf des Unternehmens kann die Bestandsaufnahme von einfachen Hands-on-Methoden bis hin zu hochentwickelten technologischen Lösungen reichen. Entscheidend ist eine klare Rollenverteilung (Zählende, Prüfende, Buchende), eine eindeutige Wegeführung und die konsequente Trennung von Zähl- und Verbuchungsaufgaben.

Inventurverfahren

• Stichtagsinventur: Vollständige Erfassung zu einem festgelegten Termin; erfordert Produktions- und Buchungssperren für hohe Genauigkeit; geeignet für klare Momentaufnahmen und Abschlusszwecke.
• Permanente Inventur: Laufende Erfassung über das Geschäftsjahr; reduziert Stillstände, verlangt jedoch disziplinierte Prozesse und aktuelle Buchungen; ideal bei stabilen Bestandsbewegungen.
• Cycle Counting: Regelmäßige, risikobasierte Zählungen ausgewählter Artikel (z. B. nach ABC/XYZ-Kriterien) zur stetigen Datenpflege; erhöht den Fokus auf wert- oder risikoreiche Positionen.
• Stichprobeninventur: Statistisch abgesicherte Stichproben zur Hochrechnung des Gesamtbestands bei stabilen Prozessen und geringer Varianz; setzt verlässliche Prozessfähigkeit voraus.

Technische Hilfsmittel

• Scanner-gestützte Erfassung: Barcodes oder RFID für schnelle, fehlerarme Datenerhebung und eindeutige Identifikation; reduziert manuelle Eingabefehler.
• Mobile Datenerfassungsgeräte: Online-Buchungen im Lagerverwaltungssystem (WMS/ERP) mit Plausibilitätsprüfungen; Echtzeit-Synchronisation erhöht Transparenz.
• Wiege- und Zählsysteme: Zählwaagen, Rollenwaagen, Längenmessung für Laufmeter; Kamerasensorik zur Volumenschätzung, wenn sinnvoll; Kalibrierung und Prüfintervalle beachten.
• Etiketten- und Chargenmanagement: Eindeutige Kennzeichnung für Rückverfolgbarkeit und schnelle Zuordnung; konsistente Drucklayouts und korrekte Einheitenumrechnung sicherstellen.

Organisation und Qualitätssicherung

• Vorbereitung mit aktuellen Stammdaten, Zähllisten und klaren Zähleinheiten (Stück, m², lfm, kg).
• Sperrkennzeichnung von Bereichen während der Zählung; getrennte Buchungswege für Zu- und Abgänge.
• Vier-Augen-Prinzip bei wert- oder risikointensiven Artikeln; Stichkontrollen durch unabhängige Prüfer.
• Plausibilitätsregeln (z. B. Min/Max-Werte, Abweichungstoleranzen) und systematische Nachzählungen bei Differenzen.

Datenqualität und Stammdatenpflege

Eine präzise Bestandsaufnahme setzt gepflegte Stammdaten voraus: Einheiten und Umrechnungsfaktoren (z. B. m² zu Stück), eindeutige Artikelkennzeichnung, korrekte Abmessungen, Verpackungseinheiten, Mindest- und Meldebestände sowie gültige Sperrgründe. Regelmäßige Stammdatenreviews und Prüfregeln (z. B. Toleranzen, Pflichtfelder) senken Inventurdifferenzen dauerhaft.

Vor- und Nachteile von Bestandsaufnahme

Ein Hauptvorteil der Bestandsaufnahme ist die bessere Kontrolle über das Inventar. Wissen, was vorhanden ist, wo es sich befindet und in welchem Zustand es ist, kann dazu beitragen, Engpässe zu verhindern, unnötige Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern. Allerdings kann der Prozess der Bestandsaufnahme auch zeitaufwendig sein und Ressourcen binden. Ein weiterer Nachteil könnte sein, dass die erhobenen Daten schnell veralten, wenn sie nicht kontinuierlich gepflegt und aktualisiert werden. Trotz der Nachteile bleibt die Bestandsaufnahme ein wesentliches Instrument für das erfolgreiche Management von Wellpappe-Produktionsprozessen. Eine durchdachte Kombination aus Verfahren, Technologie und Schulung balanciert Aufwand und Nutzen.

• Vorteile: Höhere Datenqualität, geringere Inventurdifferenzen, verbesserte Disposition, klare Sicht auf Reichweiten und Kapitalbindung.
• Nachteile: Temporäre Unterbrechungen, zusätzlicher Personalaufwand, potenzielle Messfehler bei komplexen Einheiten (z. B. m² vs. Stück).
• Risikominderung: Einsatz von Cycle Counting, klare Prozesse, Schulung des Personals und regelmäßige Stammdatenpflege.

Prozessschritte in der Praxis

1. Vorbereitung: Relevante Artikel und Lagerorte festlegen, Einheiten definieren, Zähllisten erstellen, Buchungssperren planen.
2. Durchführung: Zählen nach festgelegter Wegeführung, direkte Erfassung im System, Kennzeichnung gezählter Plätze.
3. Validierung: Abweichungen analysieren, Ursachen klären (Fehlbuchung, Schwund, Falschetikettierung), nötigenfalls Nachzählungen auslösen.
4. Nachbereitung: Korrekturbuchungen vornehmen, Parameter (Melde- und Sicherheitsbestände) anpassen, Maßnahmen dokumentieren.

Sicherheit, Ergonomie und Umweltaspekte

Beim Zählen schwerer Rollen, Paletten oder großformatiger Zuschnitte sind ergonomische Hilfsmittel, eindeutige Verkehrswege und persönliche Schutzausrüstung zu berücksichtigen. Zusätzlich sollten Makulatur- und Ausschussmengen im Rahmen der Bestandsaufnahme getrennt erfasst werden, um Materialverluste zu quantifizieren und Kreislaufprozesse (Recycling, Wiederverwendung) transparent zu steuern.

Kennzahlen und Auswertung

• Reichweite: Tage bis zum Verbrauch bei aktuellem Bedarf.
• Lagerumschlag: Häufigkeit der Bestandsrotation pro Jahr.
• Inventurdifferenzquote: Abweichungen in Prozent vom Soll-Bestand.
• Servicegrad: Termingerechte Bereitstellung ohne Fehlmengen.
• ABC/XYZ-Analyse: Priorisierung nach Wert und Bedarfsvolatilität als Grundlage für Zählrhythmen.

Ergänzende Kennzahlen wie Bestandsgenauigkeit (Soll/Ist in %), Obsoleszenzquote, Dead-Stock-Anteil, Umschlagdauer in Tagen sowie Inventuraufwand pro Artikel unterstützen eine kontinuierliche Verbesserung. Visualisierte Dashboards erleichtern die Interpretation und zeigen Trends, Saisonalitäten und Ausreißer auf.

Beispiel aus der Wellpappe-Praxis

Ein Betrieb erfasst im Rahmen einer Stichtagsinventur Bestände an Rohpapier (verschiedene Wellenprofile), Zuschnitten und Fertigwaren. Zählteams prüfen Lagerplätze, erfassen Chargen per Scanner und dokumentieren qualitative Abweichungen (Feuchte, Beschädigungen). Auffällige Differenzen werden nachgezählt; Ursachenanalyse ergibt fehlerhafte Einheitenumrechnung bei bestimmten Artikeln. Nach Korrektur der Stammdaten sinkt die Differenzquote, und die Dispositionsparameter werden angepasst, wodurch Reichweiten stabiler und Produktionsunterbrechungen seltener werden. Zusätzlich werden Sperrbestände klar gekennzeichnet und ein Cycle-Counting-Plan eingeführt, um kritische Materialien häufiger zu prüfen und Buchungsdisziplin zu stärken.

Zusammenfassung:

• Die Bestandsaufnahme ist ein entscheidender Prozess, durch den ein Unternehmen den aktuellen Stand seiner Verpackungen aus Wellpappe prüft und quantifiziert.
• Dieser Schritt hilft dabei, einen korrekten Überblick über das vorhandene Inventar zu erhalten, Überschuss zu identifizieren und zukünftigen Bedarf zu planen.
• Insbesondere bei Verpackungsmaterialien aus Wellpappe stellt die Bestandsaufnahme sicher, dass das Unternehmen rechtzeitig auf Nachfrage reagieren und den Produktionsprozess effizient steuern kann.
• Geeignete Verfahren (Stichtag, permanent, Cycle Counting) und technische Hilfsmittel (Scanner, MDE, Wiegetechnik) erhöhen die Genauigkeit.
• Regelmäßige Auswertungen und Kennzahlen wie Reichweite, Lagerumschlag und Inventurdifferenzquote machen Ergebnisse messbar und unterstützen kontinuierliche Verbesserungen.