Informationsmanagement

Im dynamischen Umfeld der Wellpappe-Verpackungsindustrie ist ein effizientes Management von Informationen unerlässlich. Unternehmen wie die Wellstar-Packaging GmbH setzen auf ein robustes Informationsmanagement, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Kundenbedürfnisse optimal erfüllen zu können. Dazu gehört die strukturierte Steuerung von Datenflüssen über alle Wertschöpfungsstufen hinweg: von der Anfrage über die Konstruktion und Materialdisposition bis hin zu Produktion, Qualitätssicherung, Logistik und Nachkalkulation. Ein konsistentes Informationsbild schafft Transparenz, reduziert Fehlerquellen und unterstützt Rückverfolgbarkeit sowie die Einhaltung regulatorischer Anforderungen wie Datenschutz und dokumentationspflichtige Qualitätsstandards. In der Praxis umfasst dies auch verbindliche Bezeichnungsregeln für Artikel und Materialien, saubere Stammdaten zu Wellenarten (z. B. B, C, E), Grammaturen, FEFCO-Codes, Druckverfahren und Palettier- bzw. Lademittelschemata. Ebenso relevant sind standardisierte Etikettierungen und Kennzeichnungen (z. B. GS1-konforme Barcodes), um entlang der gesamten Supply Chain eine lückenlose Identifikation zu gewährleisten.

Definition: Was versteht man unter Informationsmanagement?

Unter dem Aspekt des Wissensmanagements fällt die Aufgabe des Informationsmanagements an. Es handelt sich dabei um die systematische Sammlung, Organisation, Verteilung und Nutzung von Informationen innerhalb einer Organisation. Dabei liegt der Fokus auf der Generierung von wertvollem Wissen aus unterschiedlichen Daten und Informationen. Informationsmanagement umfasst Strategien, Prozesse, Rollen und technische Systeme, die den gesamten Lebenszyklus von Informationen abdecken: erfassen, prüfen, klassifizieren, speichern, aufbereiten, analysieren, verteilen, archivieren und löschen. Es verbindet operatives Datenmanagement (z. B. Stammdaten- und Dokumentenmanagement) mit strategischer Informationsgovernance, legt Verantwortlichkeiten fest und sorgt für klare Regeln zur Qualität, Sicherheit und Zugriffssteuerung. Im Sinne einer klaren Begriffsabgrenzung werden Daten als Rohwerte verstanden, Informationen als kontextualisierte Daten und Wissen als durch Erfahrung angereicherte, handlungsleitende Information. Informationsmanagement schlägt damit die Brücke zwischen Menschen, Prozessen und Technologie und sichert, dass Informationen zweckmäßig, aktuell und verlässlich sind.

Die Rolle des Informationsmanagements in der Wellpappe-Verpackungsindustrie

Die Wellpappe-Verpackungsindustrie ist stark vom effizienten Informationsmanagement abhängig. Der Grund dafür liegt in der Notwendigkeit, Ressourcen effektiv zu verwalten und den ständig wechselnden Kundenanforderungen gerecht zu werden. Ein gutes Informationsmanagement ermöglicht es, schnelle Entscheidungen zu treffen und auf veränderte Umstände zu reagieren. Informationsmanagement spielt also eine essenzielle Rolle für den erfolgreichen Betrieb in dieser Branche. Konkret betrifft dies u. a. Produktentwicklungsdaten (z. B. Konstruktionsparameter, Materialqualitäten), Auftrags- und Produktionsdaten (z. B. Rüst-, Lauf- und Prüfzeiten), Beschaffungs- und Lieferantendaten sowie kunden- und artikelbezogene Anforderungen wie Druckbilder, Qualitätskriterien und Kennzeichnungen. Durch konsistente Informationen lassen sich Durchlaufzeiten stabilisieren, Ausschuss reduzieren und Planungssicherheit erhöhen. Gerade bei Make-to-Order-Prozessen mit kurzen Lieferfristen sind sauber gepflegte Stammdaten zu Formaten, Toleranzen und Werkzeuginformationen (z. B. Stanzformen) ein wesentlicher Hebel für terminsichere Fertigung und reproduzierbare Qualität.

Methoden und Technologien des Informationsmanagements

Die Umsetzung eines effektiven Informationsmanagements bedarf einer Kombination verschiedener Methoden und Technologien. Dazu gehören unter anderem Datenbanksysteme zur Informationsarchivierung, Business-Intelligence-Werkzeuge zur Informationsanalyse und Kommunikationssysteme zur Informationsverteilung. Darüber hinaus werden Strategien entwickelt, um das Informationsmanagement an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. In der Praxis sind saubere Datenmodelle, definierte Metadaten und Taxonomien, Rollen- und Rechtemodelle sowie versionierte Workflows für Freigaben entscheidend. Systemseitig unterstützen ERP-, MES- und DMS-Lösungen, ergänzt um ETL-Strecken, Schnittstellen (API/EDI) und Berichts- bzw. Dashboard-Werkzeuge für Self-Service-Analysen. Typische artikelbezogene Attribute wie Materialien, Qualitäten und Abmessungen benötigen einheitliche Definitionen und Gültigkeitsbereiche, um unternehmensweit konsistent genutzt zu werden; hierzu bieten sich Weiterführende Erläuterungen und Praxiswissen zu Abmessungen an. Ergänzend spielen MDM (Master Data Management), PLM für die Verpackungskonstruktion, Farb- und Druckdatenverwaltung sowie Normen- und Referenzdatenkataloge eine Rolle. Für Maschinen- und Prozessdaten sind standardisierte Protokolle (z. B. OPC UA) und ein klarer Messstellenkatalog notwendig, um Kennzahlen konsistent zu erheben.

Standards, Einheiten und Normen

Für die Wellpappe-Verarbeitung sind eindeutige Einheiten (mm, m², g/m²), Umrechnungslogiken und Toleranzen festzulegen. Referenzierte Standards (z. B. FEFCO-Codes, interne Spezifikationsblätter, Prüfvorschriften) sollten zentral verwaltet und versionssicher bereitgestellt werden. Einheitliche Benennungen für Wellenkombinationen, Papiersorten, Feuchtebereiche, Leimrezepturen und Druckfarben unterstützen die Vergleichbarkeit und erleichtern die Auswertung über Standorte hinweg.

Vor- und Nachteile von Informationsmanagement

Effektives Informationsmanagement hat viele Vorteile. Es kann zu einer verbesserten Entscheidungsfindung beitragen, indem es sicherstellt, dass aktuelle, relevante Informationen für Entscheidungsträger verfügbar sind. Außerdem kann es die Leistungsfähigkeit von Prozessen verbessern, da es die effektive Nutzung von Informationen ermöglicht. Es kann auch zur Förderung von Innovationen beitragen, indem es den Wissensaustausch fördert. Nichtsdestotrotz bringt das Informationsmanagement Herausforderungen mit sich. Dazu gehören beispielsweise die Notwendigkeit, große Datenmengen zu managen und die Informationen aktuell und relevant zu halten. Zudem müssen Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden. Ergänzend sind Aufwand und Disziplin in der Stammdatenpflege, Toolvielfalt und potenzielle Medienbrüche zu berücksichtigen; ohne klare Governance steigt das Risiko von Schatten-IT und inkonsistenten Berichten.

• Vorteile: höhere Datenqualität, geringere Fehlerraten, schnellere Reaktionsfähigkeit, bessere Planbarkeit und nachvollziehbare Entscheidungen durch transparente Kennzahlen.
• Herausforderungen: heterogene Systemlandschaften, Medienbrüche, Daten-Silos, Aufwand für Stammdatenpflege, Schnittstellenkomplexität sowie Schulungsbedarf und Veränderungsmanagement.
• Risiken bei unzureichendem Management: Inkonsistenzen, doppelte Datenhaltung, Verzögerungen in der Produktion, Mehraufwände in der Qualitätssicherung und Compliance-Verstöße.
• Kostentreiber: aufwendige Datenbereinigungen, manuelle Nacharbeiten, wiederholte Prüfzyklen und unklare Verantwortlichkeiten in der Datenfreigabe.
• Nutzenpotenziale: reproduzierbare Prozesse, effizientere Rüstoptimierung, präzisere Bedarfs- und Kapazitätsplanung sowie verbesserte Rückverfolgbarkeit von Materialchargen.

Datenarten und -quellen im Informationsmanagement

Für eine prozessorientierte Sicht ist die Unterscheidung der Informationsarten hilfreich:

• Stammdaten: Artikel- und Kundendaten, Materialstämme, Klassifikationen, Spezifikationen.
• Bewegungsdaten: Bestellungen, Aufträge, Produktionsrückmeldungen, Buchungen.
• Dokumente: Arbeitsanweisungen, Zeichnungen, Prüfanweisungen, Zertifikate.
• Qualitäts- und Maschinendaten: Prüfprotokolle, Prozessparameter, Störgründe, Zustandsdaten.
• Planungsdaten: Bedarfsprognosen, Kapazitätspläne, Schicht- und Rüstpläne.
• Konstruktions- und Werkzeugdaten: CAD-Daten zu Stanzwerkzeugen, Klebelaschen, Rillungen, Drucklayouts und Farbrezepturen.
• Partner- und Logistikdaten: EDI-Nachrichten (z. B. ORDERS, DESADV), Lieferavise, Spediteursdaten, Lademittelkonten und Etiketteninformationen.

Prozesse, Rollen und Governance

Ein tragfähiges Informationsmanagement definiert eindeutige Verantwortlichkeiten über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg. Rollen wie Data Owner, Data Steward, Key User und Fachansprechpartner sichern Pflege, Freigabe und Nutzung. Standards für Benennungen, Versionierung und Änderungsmanagement (z. B. Freigabe-Workflows) verhindern Inkonsistenzen und schaffen Nachvollziehbarkeit. Richtlinien zu Datenschutz, Zugriff und Archivierung stellen sicher, dass sensible Informationen geschützt bleiben. Ergänzend sind klare RACI-Matrizen, dokumentierte Eskalationspfade und ein Data-Governance-Gremium sinnvoll, um domänenübergreifende Entscheidungen zu treffen und Prioritäten im Daten-Backlog transparent zu steuern. Für die Wellpappe-Praxis empfiehlt sich eine strikte Trennung zwischen Entwicklungs- und Produktionsfreigaben, inklusive Sperr- und Auslaufprozessen für veraltete Artikelstände.

Datenqualität systematisch sichern

Datenqualität ist ein kontinuierlicher Prozess. Bewertungsdimensionen sind Korrektheit, Vollständigkeit, Aktualität, Eindeutigkeit und Konsistenz. Technische und organisatorische Maßnahmen umfassen Validierungsregeln, Pflichtfelder, Dublettenprüfungen, Referenzwerte, regelmäßige Audits sowie Kennzahlen zur Überwachung. Automatisierte Prüfungen in Erfassungs- und Schnittstellenprozessen verhindern fehlerhafte Daten bereits bei der Entstehung. Ergänzend unterstützen Data-Profiling, Matching- und Cleansing-Mechanismen, einheitliche Referenzlisten (z. B. für Materialbezeichnungen) und definierte Archivierungsfristen die nachhaltige Qualitätssicherung. Ein „Golden Record“ je Kunde, Artikel und Werkzeug reduziert Redundanzen und erleichtert die Pflege erheblich.

Einführung und kontinuierliche Verbesserung

1. Analyse: Informationsbedarfe, Datenflüsse und Engpässe aufnehmen. Stakeholder identifizieren, Datendomänen abgrenzen und Quick-Wins benennen, um früh Nutzen zu stiften.
2. Zielbild: Datenmodelle, Verantwortlichkeiten, Systeme und Prozesse definieren. Richtlinien für Benennungen, Versionierung, Zugriffe und Datenlebenszyklen festlegen.
3. Pilotierung: Anwendungsfälle mit hohem Nutzen testen und verankern. Ergebnisse messen, Lessons Learned dokumentieren und Standards für den Rollout ableiten.
4. Rollout: standardisiert skalieren, Schulungen durchführen, Support etablieren. Schnittstellen stabilisieren und Governance-Gremien operativ einbinden.
5. Optimierung: Kennzahlen regelmäßig prüfen, Feedback einarbeiten, Regeln anpassen. Datenpflegezyklen und Prüfroutinen auf Basis von Risiken und Nutzen priorisieren.
6. Migration: bestehende Datenbestände bereinigen, konsolidieren und qualitätssicher migrieren; Cutover-Plan und Rückfalloptionen vorbereiten.
7. Change-Management: Kommunikation, Schulungskonzepte und klare Rollenbilder verankern, um Akzeptanz und Disziplin in der Datenpflege zu fördern.

Kennzahlen und Erfolgsmessung

• First-Time-Right-Quote: Anteil korrekt und vollständig angelegter Datensätze.
• Durchlaufzeit Datenerfassung: Zeit von der Anforderung bis zur Freigabe.
• Fehlerrate in Prozessen: z. B. Korrekturen an Aufträgen, Nacharbeiten in der Produktion.
• Nutzungsgrad von Informationen: Abrufe von Dokumenten, Berichtsnutzung, Self-Service-Analysen.
• Aktualitätsgrad: Anteil geprüfter und innerhalb definierter Intervalle aktualisierter Informationen.
• Duplikatrate: Anteil mehrfach vorhandener Stammdatensätze bezogen auf Kunden, Artikel oder Werkzeuge.
• Schnittstellenstabilität: Fehlerrate pro 1.000 Nachrichten (API/EDI) und mittlere Wiederanlaufzeit.
• Datenqualitätsindex: gewichtete Kennzahl über Korrektheit, Vollständigkeit und Konsistenz je Datendomäne.

Zusammenfassung:

• Unter Informationsmanagement versteht man den systematischen Umgang mit allen relevanten Informationen innerhalb eines Unternehmens. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Wellpappe Verpackungen herstellen, da sie häufig mit einer Vielzahl von Daten wie Lieferanteninformationen, Produktionsdaten und Kundendetails umgehen müssen.
• Das Ziel des Informationsmanagements ist es, Informationen so zu strukturieren und zu organisieren, dass sie den unternehmerischen Entscheidungsprozess unterstützen. In Bezug auf Wellpappe Verpackungen könnte dies bedeuten, Informationen über Materialbestände, Produktionseffizienz und Markttrends zu sammeln und zu analysieren, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Schließlich ermöglicht effektives Informationsmanagement die Automatisierung von Abläufen. Für Hersteller von Wellpappe Verpackungen kann dies bedeuten, dass durch die richtige Organisation und Nutzung von Informationen, Prozesse wie Bestellung von Rohmaterialien, Produktionsplanung und Vertriebsmanagement automatisiert werden können, was zu einer Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparungen führt.
• Wesentliche Erfolgsfaktoren sind klare Verantwortlichkeiten, definierte Datenmodelle, durchgängige Workflows sowie messbare Regeln für Qualität, Sicherheit und Zugriff.
• Mit geeigneten Methoden und Technologien (z. B. ERP/MES, DMS, Analysewerkzeugen) lassen sich Informationsflüsse integrieren, Medienbrüche reduzieren und Entscheidungen auf belastbare Datengrundlagen stützen.
• Regelmäßige Messung von Kennzahlen und ein gelebter Verbesserungsprozess sichern die nachhaltige Verankerung des Informationsmanagements im betrieblichen Alltag.
• Für die Wellpappe-Praxis gilt: Einheitliche Spezifikationen, konsistente Abmessungen und strukturierte Werkzeug- sowie Druckdaten sind zentrale Bausteine für Qualität, Termintreue und effiziente Wertschöpfung.