Sendungsverfolgung

Die Sendungsverfolgung spielt eine tragende Rolle im Bereich der Wellpappe-Verpackungen. Sie schafft Transparenz im Liefer- und Versandprozess, was für Kunden und Lieferanten gleichermaßen von großem Vorteil ist. Auch im Kontext der Wellpappe-Verpackungen, die oft für den Versand von Ware verwendet werden, ist sie von zentraler Bedeutung. In Kombination mit hochwertiger Verpackung kann die Sendungsverfolgung einen sicheren und nachvollziehbaren Weg vom Hersteller bis zum Empfänger gewährleisten. Sie unterstützt darüber hinaus die Planung von Zustellfenstern, reduziert Suchaufwände bei Abweichungen und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Versand, Spedition und Wareneingang. Für Verpackungsverantwortliche liefert sie belastbare Daten, um Etikettierung, Packprozesse und Materialeinsatz fortlaufend zu verbessern.

Definition: Was versteht man unter Sendungsverfolgung?

Die Sendungsverfolgung, auch Track and Trace genannt, beschreibt ein System, mit dem der Weg einer Sendung vom Versender bis zum Empfänger lückenlos nachvollzogen werden kann. Mithilfe von Barcode-Scannern können Sendungen an den verschiedenen Stationen erfasst und deren Status online abgerufen werden. Optional kommen 2D-Codes oder RFID zum Einsatz, wenn Prozessgeschwindigkeit, Umgebungsbedingungen oder zusätzliche Datenfelder dies erfordern.

Im Kern verknüpft die Sendungsverfolgung eine eindeutige Identifikationsnummer (z. B. Sendungsnummer, Packstück-ID oder SSCC) mit Ereignissen entlang der Transportkette. Zu diesen Ereignissen zählen unter anderem die Abholung, die Übergabe an Umschlagpunkte, die Verladung, die Zustelltour und die erfolgreiche Zustellung. Ergänzend können Ausnahmen wie Adresskorrekturen, Zustellhindernisse oder Beschädigungsmeldungen dokumentiert werden. Dadurch entsteht eine revisionssichere Historie, die für Qualitätskontrolle und Reklamationsmanagement genutzt werden kann. In der Praxis bildet diese Historie einen „digitalen Zwilling“ der Sendung und unterstützt die Ursachenanalyse bei Fehlverladungen, Verzögerungen oder Transportschäden.

Begriffe im Kontext

• Sendung: Gesamtheit der transportierten Güter einer Auftragseinheit.
• Packstück: Physische Einheit innerhalb einer Sendung (z. B. einzelner Karton).
• Handling Unit: Zusammenfassung mehrerer Packstücke zu einer logistischen Einheit.
• Umschlagpunkt: Ort des Wechselns von Transportmitteln oder -strecken (z. B. Depot, Hub).
• Chain of Custody: Lückenlose Nachweisführung der Verantwortlichkeiten entlang der Transportkette.

Mechanismen und Prozesse der Sendungsverfolgung

Mittels spezieller Softwarelösungen können Logistikunternehmen und Kunden den aktuellen Standort und den Fortschritt einer Sendung verfolgen. In der Regel wird dafür ein Barcode verwendet, der an jeder Transitstation gescannt wird und so den aktuellen Status der Sendung ins System überträgt. Durch den Einsatz von Geodaten und Zeitstempeln kann sowohl der Aufenthaltsort der Sendung als auch der voraussichtliche und tatsächliche Lieferzeitpunkt bestimmt werden. Ereignisse werden carrier-übergreifend konsolidiert und über Dashboards, Schnittstellen oder Benachrichtigungen bereitgestellt. Für Packprozesse mit Wellpappe-Verpackungen sind dabei stabile Etiketten- und Scanpunkte (z. B. am Packtisch, vor Verladung, bei Zustellstart) essenziell.

Identifikatoren und Datenpunkte

• Identifikatoren: Sendungsnummer, Packstücknummer, SSCC/GS1-128, optional QR-Codes oder RFID-Tags; bei Bedarf 2D-Codes (z. B. Data Matrix) für höhere Datendichte.
• Ereignisse (Events): „erfasst“, „im Umschlag“, „in Zustellung“, „zugestellt“, „Ausnahme“ (z. B. Adressproblem) sowie optional „Retourenstart“ oder „Zweitzustellversuch“.
• Metadaten: Zeitstempel, Standortdaten, Zustellerkennung, Zustellnachweis (z. B. Unterschrift, Fotobeleg), optional Sensordaten (Temperatur, Feuchte, Erschütterung).

Technologie-Stack und Schnittstellen

• Erfassung: Handscanner, stationäre Scanner, Kamerasysteme zur Codeerkennung, optional Sensorik (Temperatur, Stoß); Etikettendrucker (Thermotransfer, Direktthermo) für robuste Versandlabels.
• Datenübertragung: Echtzeit-Synchronisation per Mobilfunk/WLAN; bei Netzausfall Pufferung mit späterem Upload; Edge-Verarbeitung zur Qualitätssicherung direkt am Gerät.
• Integration: Datenaustausch via API/EDI, Webhooks für Status-Updates und automatische Benachrichtigungen; Anbindung an WMS/ERP und Transportmanagementsysteme.

Etikettierung und Lesbarkeit auf Wellpappe

Eine zuverlässige Nachverfolgung setzt gut lesbare Codes voraus. Entscheidend sind Druckqualität, Kontrast, Klebkraft sowie die Positionierung des Etiketts auf der Oberfläche. Dabei helfen klare Vorgaben zu Druckverfahren, Codegröße, Ruhezone und Platzierung auf ebenen Flächen. Der Einfluss materialbedingter Faktoren (z. B. Oberflächenstruktur oder Feuchtigkeit) sollte in Prüfungen berücksichtigt werden. Relevante Planungsparameter wie der Einfluss präziser Abmessungen auf Etiketten und Barcodes unterstützen eine fehlerarme Erfassung im Prozess. Ergänzend sollten Prüfverfahren zur Barcode-Qualität (z. B. nach ISO/IEC 15416 für lineare Codes und ISO/IEC 15415 für 2D-Codes) etabliert werden, um Lesbarkeitsprobleme frühzeitig zu erkennen.

Statuslogik und Ausnahmenmanagement

Eine konsistente Statuslogik verhindert Interpretationsfehler. Dazu gehören klar definierte Übergänge zwischen Prozessschritten, die Abbildung von Teilsendungen sowie eine strukturierte Behandlung von Ausnahmen (Adressabweichung, Annahmeverweigerung, beschädigtes Packstück). Für jede Abweichung sollte ein nachvollziehbarer Korrekturprozess mit Dokumentation und Eskalationspfaden existieren. Schwellenwerte (z. B. maximal zulässige Verweildauer in einem Umschlagpunkt) helfen bei der proaktiven Erkennung von Verzögerungen, und standardisierte Rückmeldungen (z. B. Zweitzustellung, Abholung im Paketshop) sorgen für eine eindeutige Kommunikation.

Normen, Standards und Compliance

Im Umfeld der Sendungsverfolgung haben sich Standards etabliert, die eine durchgängige Interoperabilität fördern. Dazu zählen GS1-Standards für die Identifikation (z. B. SSCC und GS1-128) sowie normierte Qualitätskriterien für Barcodes. Für RFID-gestützte Prozesse können einschlägige Richtlinien zur Codierung und Datenhaltung relevant sein. In Bezug auf personenbezogene Daten sind Prinzipien wie Datensparsamkeit, Zweckbindung und sichere Übertragung zu berücksichtigen. Ein klarer Lösch- und Archivierungsplan stellt sicher, dass Nachweispflichten erfüllt werden, ohne unnötige Daten zu speichern.

Verpackungsspezifische Faktoren in der Praxis

Wellpappe-Verpackungen bringen besondere Anforderungen an Etiketten und Scans mit sich. Die Wellenstruktur, der Anteil an Recyclingfasern, die Oberflächenbeschichtung und der Feuchtigkeitsgrad beeinflussen Haftung und Kontrast gleichermaßen. Umreifungen, Klebebänder oder Stapelecken dürfen Codes nicht verdecken. Auch Formate und Abmessungen der Kartons wirken sich auf die Positionierbarkeit von Labels aus. Geeignete Schutzlaminate oder Etikettenmaterialien vermeiden Abrieb und Lesbarkeitsverluste entlang der Kette.

• Positionierung: Möglichst auf glatten, nicht gekrümmten Flächen anbringen; Abstand zu Kanten und Klebenähten einhalten.
• Materialwahl: Klebstoff und Etikettenmaterial auf recyclathaltige Oberflächen und Temperaturbereiche abstimmen.
• Druckverfahren: Konsistente Druckdichte und hinreichender Kontrast, insbesondere bei Flexo- oder Digitaldruck auf Wellpappe.
• Schutz vor Beeinträchtigung: Keine Überklebung durch Packbänder; Schutz vor Feuchte, Abrieb und UV-Einfluss berücksichtigen.

Anwendungsbeispiele für Sendungsverfolgung in der Verpackungsindustrie

Abgesehen vom Onlinehandel findet die Sendungsverfolgung auch in der Verpackungsindustrie breite Anwendung. Bei einem Versand in Wellpappe-Verpackungen lässt sich der gesamte Lieferweg lückenlos dokumentieren. So erhält der Kunde nicht nur Informationen zur Lieferzeit, sondern kann auch den Zustand seiner Ware prüfen. Bei eventuellen Schäden kann durch die Sendungsverfolgung festgestellt werden, an welchem Punkt des Transports sie aufgetreten sind. Für Serien- oder Chargenwaren ermöglicht die Zuordnung von Packstücken zu Produktionslosen eine präzise Rückverfolgung bis zum Herstellprozess.

• Qualitätssicherung: Nachweis der Unversehrtheit durch lückenlose Ereigniskette; Zuordnung von Schäden zu Prozessschritten.
• Mehrteilige Sendungen: Nachverfolgung einzelner Packstücke innerhalb einer Sammelsendung, inklusive Teilzustellungen.
• Retourenprozesse: Rückverfolgung von Rücksendungen zur Beschleunigung von Gutschriften und Wiederaufbereitung.
• Kundenspezifische Anforderungen: Dokumentation spezieller Handling-Hinweise, Temperaturkorridore oder sensibler Güter.
• Nachweispflichten: Lückenlose Protokolle für interne Audits, Reklamationen und Haftungsfragen.
• Intralogistik-Verknüpfung: Verheiratung von Packstück-IDs mit Kommissionieraufträgen und Packzetteln zur Prozesssicherheit am Packtisch.
• Speditionsnetzwerke: Konsolidierte Ereignisdaten über mehrere Carrier und Umschlagpunkte hinweg für einheitliche Sichtbarkeit.

Vor- und Nachteile von Sendungsverfolgung

Die Sendungsverfolgung hat viele Vorteile. Sie bietet Transparenz und ermöglicht es, Lieferprozesse zu optimieren. Zudem erhöht sie die Kundenzufriedenheit, da sie ein zusätzliches Maß an Sicherheit und Vertrauen schafft. Aber es gibt auch Nachteile. Dazu gehören unter anderem der technische Aufwand und die Kosten für die Implementation und Pflege des Systems. Zudem kann die Sendungsverfolgung nicht gegen Verlust oder Beschädigung der Ware schützen, sondern lediglich helfen, die Ursache dafür zu ermitteln. Ein sauber definierter Einsatzrahmen und klare Verantwortlichkeiten sind deshalb unerlässlich.

• Vorteile: Prozesssichtbarkeit in Echtzeit, schnellere Reaktion auf Störungen, verbesserte Planbarkeit, fundierte Auswertungen für kontinuierliche Verbesserung.
• Herausforderungen: Investitionen in Hardware/Software, Schulungsbedarf, Etiketten- und Scannerrichtlinien, Datenqualität, Harmonisierung unterschiedlicher Carrier-Ereigniscodes.
• Grenzen: Abdeckung in Funklöchern, manuelle Fehler bei Scans, eingeschränkte Aussagekraft ohne saubere Etikettierung oder eindeutig definierte Prozessschritte.
• Weitere Aspekte: Abhängigkeit von korrekter Labelplatzierung, Einfluss rauer Umgebungen auf Etikettenhaltbarkeit, Mehraufwand für Ausnahmedokumentation.

Praxisempfehlungen für eine robuste Sendungsverfolgung

1. Standardisierte Etiketten: Einheitliche Codeformate und Qualitätsprüfungen (Kontrast, Ruhezone, Größe) vor dem Rollout.
2. Klare Prozessverantwortung: Zuständigkeiten je Ereignisschritt festlegen, inklusive Eskalationskette bei Ausnahmen.
3. Datenvalidierung: Automatische Plausibilitätsprüfungen (z. B. Statusreihenfolge, doppelte Scans, fehlende Events).
4. Benachrichtigungen: Proaktive Informationen bei Verzögerungen oder Zustellhindernissen zur aktiven Steuerung.
5. Monitoring & KPIs: Regelmäßige Auswertung von Zustellquote, Laufzeiten, Erstzustellerfolg und Anteil unvollständiger Ereignisketten.
6. Datenschutz: Datensparsamkeit, Zweckbindung und sichere Übertragung bei personenbezogenen Zustellinformationen.
7. Etikettenmaterial & Haftung: Materialtests auf Wellpappe-Oberflächen mit verschiedenen Wellenqualitäten und Recyclinganteilen durchführen.
8. Pilotbetrieb: Stufenweise Einführung mit Teststrecken, um Schwachstellen in Scanpunkten und Statuslogik frühzeitig zu identifizieren.
9. Klartextangaben: Ergänzende Lesbarkeit durch menschenlesbare Inhalte (z. B. Sendungsnummer, Packstücknummer) neben dem Code bereitstellen.
10. Carrier-Abstimmung: Ereigniscodes und Übergabeprozesse mit beteiligten Dienstleistern harmonisieren; regelmäßige Reviews etablieren.

Kennzahlen im Detail

• Zustellquote (On-Time): Anteil fristgerecht zugestellter Sendungen bezogen auf definierte Servicelevel.
• Scan-Vollständigkeit: Prozentsatz an Sendungen mit vollständiger Ereigniskette gemäß Soll-Prozess.
• Erstzustellerfolg: Anteil der Sendungen, die beim ersten Versuch zugestellt werden.
• Durchlaufzeit: Zeitspanne von Abholung bis Zustellung, differenziert nach Relation und Carrier.
• Ausnahmequote: Anteil der Sendungen mit Event „Ausnahme“ (inklusive Grundklassifizierung, z. B. Adressproblem, Beschädigung).

Häufige Fehlerquellen und Abhilfe

• Ungeeignete Labelposition: Vermeidung von Kanten und Überlappungen; klare Packanweisungen und visuelle Leitfäden bereitstellen.
• Geringer Kontrast: Druckparameter prüfen, Etikettenmaterial anpassen, regelmäßige Qualitätsmessungen einplanen.
• Unvollständige Ereignisse: Zwingende Scanpunkte definieren; Geräte- und Prozesschecks bei Auslassungen.
• Uneinheitliche Codetypen: Reduktion auf definierte Standardcodes und regelmäßige Integrations-Tests mit Partnern.
• Feuchteeinfluss: Lager- und Transportbedingungen für Wellpappe berücksichtigen; feuchtebeständige Etiketten einsetzen.

Zusammenfassung:

• Die Sendungsverfolgung ist ein essenzieller Bestandteil im Lieferprozess, der es ermöglicht, den Standort und den Zustand einer Bestellung zu überwachen, wodurch die Transparenz für Unternehmen, die Verpackungen aus Wellpappe anbieten oder benötigen, erhöht wird.
• Durch die präzise Sendungsverfolgung kann die Effizienz in der Lieferkette verbessert werden, indem Verzögerungen und Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies ist besonders relevant für Produkte, die besondere Verpackungsanforderungen haben, wie beispielsweise Artikel, die in Wellpappe verpackt sind.
• Außerdem ermöglicht die Sendungsverfolgung eine bessere Kundenkommunikation und Kundenzufriedenheit, da Kunden genau informiert werden können, wann ihre Bestellung, inklusive der in Verpackungen aus Wellpappe geschützten Produkte, eintreffen wird.
• Eine konsistente Statuslogik, qualitativ hochwertige Etiketten und klare Verantwortlichkeiten sind zentrale Erfolgsfaktoren für zuverlässige Ergebnisse.
• Grenzen ergeben sich aus Netzwerkabdeckung, manuellen Erfassungsfehlern und fehlender Datenqualität; ein strukturiertes Ausnahmenmanagement reduziert Folgekosten und Klärungsaufwände.
• Normierte Identifikatoren und Qualitätsprüfungen der Codes auf Wellpappe unterstützen eine robuste, durchgängige Nachverfolgung über alle Prozessstufen.