Case-Management

Das Case-Management oder Fallmanagement findet seinen Weg in die Wellpappe-Verpackungsbranche. Dieses Konzept aus der Sozialarbeit und Medizin hat in den letzten Jahren in weiten Teilen des Managements Einzug gehalten und prägt zunehmend die systematische Steuerung komplexer Abläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von der Anfrage über die Entwicklung bis zur Auslieferung und Nachbetreuung. Im Kontext industrieller Herstellung und Logistik ermöglicht es eine durchgängige Transparenz über Zuständigkeiten, Termine, Qualitätsziele und Kosten und sorgt damit für robuste, nachvollziehbare Prozesse in der Produktion und im Versand.

Im Umfeld der Herstellung von Lösungen auf Basis von Wellpappe stehen häufig kundenspezifische Anforderungen, variable Losgrößen, material- und prozessbedingte Abhängigkeiten sowie anspruchsvolle Lieferzusagen im Fokus. Case-Management bündelt diese Anforderungen fallbezogen, legt klare Ziele und Meilensteine fest und stellt sicher, dass alle Beteiligten – von Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Produktion über Qualitätssicherung bis zur Logistik – koordiniert auf ein Ergebnis hinarbeiten.

Ergänzend fördert Case-Management die konsistente Kommunikation mit allen internen und externen Stakeholdern, reduziert Informationsverluste an Schnittstellen und unterstützt eine faktenbasierte Priorisierung bei Kapazitätsengpässen. Gerade bei Wellpappverpackungen mit variierenden FEFCO-Codes, spezifischen Rill- und Klebevorgaben sowie unterschiedlichen Druckanforderungen (z. B. Flexo oder Digitaldruck) hilft eine fallorientierte Steuerung, Spezifikationen eindeutig zu dokumentieren, Änderungen nachzuverfolgen und Freigaben nachvollziehbar zu gestalten.

Definition: Was versteht man unter Case-Management?

Im Kern besteht das Case-Management aus der Koordination und Planung von Dienstleistungen und Prozessen. Ursprünglich aus dem Gesundheits- und Sozialwesen stammend, hat dieses Konzept seinen Weg in verschiedene Bereiche, einschließlich der Verpackungswirtschaft, gefunden. Bei der Anwendung dieses Ansatzes steht der „Fall“ oder das „Case“ im Vordergrund. Das kann in der Wellpappe-Industrie ein spezieller Kundenauftrag, eine Produktionscharge, ein Entwicklungsprojekt oder ein komplexer Logistikprozess sein. Ziel ist es, den gesamten Lebenszyklus eines Falls strukturiert zu steuern – von der Aufnahme über die Planung und Umsetzung bis zur Auswertung und dem Abschluss mit dokumentierten Lessons Learned.

Abzugrenzen ist Case-Management vom reinen Linienprozess- oder Projektmanagement: Während Projekte häufig einmalig und zeitlich klar begrenzt sind, bündelt Fallmanagement wiederkehrende oder situativ unterschiedliche Anforderungen in standardisierten Bahnen, ohne die individuelle Bearbeitung zu verlieren. Dadurch lassen sich variantenreiche Verpackungsaufgaben – etwa Sondermaße, spezifische Schutzanforderungen oder Display-Verpackungen – strukturiert, reproduzierbar und prüfbar handhaben.

Kernelemente des Fallmanagements

• Intake und Assessment: Erfassung der Anforderungen, Machbarkeit, Material- und Qualitätsvorgaben, Termine, Budgetrahmen.
• Planung: Definition von Zielen, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Zeit- und Kostenplänen.
• Koordination: Abstimmung zwischen Vertrieb, Konstruktion, Fertigung, Qualitätssicherung, Einkauf und Logistik.
• Monitoring: Laufende Überwachung von Durchlaufzeiten, Kapazitäten, Qualität, Lieferterminen und Risiken.
• Evaluation und Abschluss: Ergebnisbewertung, Dokumentation, Reklamations- und Retourenmanagement, Wissenssicherung.
• Risikomanagement: Früherkennung kritischer Pfade, Bewertung von Lieferanten- und Materialrisiken, präventive Maßnahmen.
• Dokumentenlenkung: Versionierung von Spezifikationen, Freigabestände, Rückverfolgbarkeit von Änderungen.
• Kommunikation und Service-Level: definierte Eskalationsstufen, klar geregelte Antwortzeiten und Zuständigkeiten.

Rollen und Verantwortlichkeiten

• Fallverantwortliche: zentrale Koordination, Eskalation und Kommunikation.
• Prozessbeteiligte: Fachaufgaben in Entwicklung, Fertigung, Qualität, Logistik und Einkauf.
• Stakeholder: Kundenseite, Lieferanten, interne Schnittstellen (z. B. IT, Controlling).
• Case Owner/Case Manager: verantwortet Priorisierung, Zielerreichung und die Einhaltung definierter Service-Level.
• Key-User/Systemverantwortliche: Betreuung der Fallmanagement-Tools, Datenqualität, Schulungen.

Anwendungen von Case-Management in der Verpackungsbranche

Beim Case-Management in der Verpackungsbranche lassen sich mehrere Anwendungsfelder unterscheiden. Im Kundenservice werden individuelle Aufträge strukturiert aufgenommen und entlang definierter Service-Level bearbeitet. In der Qualitätssicherung werden einzelne Qualitätsfälle (z. B. Transportbeschädigungen, Maßabweichungen, Klebe- oder Rillprobleme) methodisch analysiert und nachhaltig gelöst. In der Logistik unterstützt Fallmanagement die Steuerung von Lieferketten, Terminplanung, Retouren und Reklamationen. In der Produktion hilft es, Chargen, Rüstvorgänge und Materialverfügbarkeiten zu koordinieren – insbesondere bei variierenden Bedarfen oder saisonalen Spitzen. In standardisierten Szenarien, etwa wenn sofort verfügbare Verpackungen ab Lager für unterschiedliche Anforderungen benötigt werden, können Fälle durch klare Prozessleitfäden besonders effizient abgewickelt werden.

Darüber hinaus eignet sich der Ansatz zur strukturierten Einsteuerung von Musterbau und Bemusterung, zur Verwaltung von Druckfreigaben und Stanzwerkzeugen sowie zur Harmonisierung wiederkehrender Verpackungsumstellungen. Durch definierte Checklisten für Materialauswahl, Rilltiefe, Wellenkombinationen und zulässige Toleranzen lassen sich Fehlerquellen früh reduzieren und Prüfaufwände gezielt positionieren.

Typische Einsatzbereiche

• Auftrags- und Projektabwicklung: Fallbezogene Planung, Änderungsmanagement, Kommunikation und Terminsteuerung.
• Qualitätsmanagement: 8D-Reports, Ursachenanalyse (z. B. 5-Why, Ishikawa), Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.
• Beschaffung und Lieferantenkoordination: Materialdisposition, Alternativqualitäten, Lieferantenbewertung.
• Logistik:
• Nachhaltigkeit und Recycling: Rückführung von Materialien, Dokumentation von Stoffströmen, Kreislaufprozesse.
• Produktentwicklung und Musterbau: strukturierte Prüf- und Freigabeabläufe, Testreihen, Stärken- und Wellenentscheidungen.
• Compliance und Produktsicherheit: Nachweisführung, Etikettierung, Kennzeichnungspflichten entlang des Falls.

Messbare Ergebnisse und Kennzahlen

• Durchlaufzeit je Fall (vom Intake bis zum Abschluss)
• Termintreue (On-Time, In-Full)
• First-Pass-Yield und Ausschussquote
• Rüst- und Stillstandszeiten
• Reklamations- und Retourenquote
• Bestandsreichweite und Materialverfügbarkeit
• Fallkosten (Plan-Ist-Vergleich)
• OTIF-/Service-Level-Erfüllung je Kundensegment
• WIP-Bestand und Durchsatz in Engpassbereichen

Prozess- und IT-Unterstützung

Ein wirksames Case-Management stützt sich auf klare Prozessmodelle und geeignete IT-Werkzeuge. Digitale Fallakten bündeln Spezifikationen, Arbeitsanweisungen, Prüfprotokolle, Probenarchive und Kommunikationshistorien. Dashboards visualisieren Status, Engpässe und Risiken, während automatisierte Benachrichtigungen auf Abweichungen oder bevorstehende Meilensteine hinweisen. Schnittstellen zu ERP, MES und QM-Systemen sichern konsistente Datenflüsse ohne Medienbrüche, wodurch Nacharbeits- und Suchzeiten spürbar sinken.

Beispiel für Case-Management in der Wellpappe-Industrie

Eine gelungene Implementierung von Case-Management in der Wellpappe-Industrie zeigt das Beispiel von Wellstar-Packaging GmbH. Hier wurde ein zentrales Fallmanagement eingeführt, das alle Prozesse von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung der fertigen Verpackung koordiniert. Besonders hervorzuheben ist die flexible und kundenorientierte Bearbeitung von Sonderaufträgen, die dank des Fallmanagements effizient und kostenbewusst realisiert werden können. Jeder Fall erhält eine eindeutige Identifikation, definierte Meilensteine und klare Zuständigkeiten; Status, Risiken und Maßnahmen werden fortlaufend dokumentiert.

Die Umsetzung umfasst ein strukturiertes Intake, die Priorisierung nach Termindruck und Komplexität, verbindliche Service-Level, standardisierte Eskalationspfade sowie ein kontinuierliches Monitoring relevanter Kennzahlen. Für Sonderformate, Kleinserien, Eilaufträge oder saisonale Spitzen werden cross-funktionale Teams temporär zusammengestellt, um Material, Produktion und Logistik synchron zu steuern. Erkenntnisse aus abgeschlossenen Fällen fließen in eine Wissensbasis ein und dienen als Vorlage für vergleichbare zukünftige Anforderungen.

1. Intake: Klärung von Spezifikationen, Toleranzen und Terminen.
2. Planung: Kapazitäts- und Materialabgleich, Meilensteine und Risiken.
3. Ausführung: Koordinierte Fertigung, Qualitätssicherung, Verpackungs- und Ladeplanung.
4. Auslieferung: Termin- und Mengentreue, Dokumentation der Übergabe.
5. Abschluss: Auswertung, Reklamationsmanagement, Lessons Learned.

Erweitert wurden zusätzlich ein zentrales Werkzeugmanagement für Stanzformen, ein verbindlicher Freigabeprozess für Druckdaten sowie ein strukturiertes Abweichungsmanagement mit Ursachenanalyse. Damit lassen sich Wiederholaufträge konsistenter planen, Durchlaufzeiten verkürzen und qualitätsrelevante Einflussgrößen transparent nachverfolgen.

Vor- und Nachteile von Case-Management

Case-Management bringt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. Zu den Vorteilen zählen verbesserte Koordination, Transparenz und Effizienzsteigerungen durch klare Verantwortlichkeiten und strukturierte Abläufe. Auch die Fähigkeit, Einzelfälle – etwa Sondermaße, komplexe Logistikanforderungen oder qualitätsbezogene Abweichungen – zielgerichtet zu bearbeiten, nimmt zu. Herausforderungen bestehen im initialen Implementierungsaufwand, in der Notwendigkeit belastbarer Prozessketten und in der konsequenten Daten- und Dokumentationsqualität. Unklare Schnittstellen oder unzureichendes Monitoring können Verzögerungen verursachen.

Vorteile

• Einheitliche Steuerung über den gesamten Falllebenszyklus
• Höhere Termintreue und bessere Planbarkeit
• Nachvollziehbare Entscheidungen und dokumentierte Maßnahmen
• Schnellere Problemlösung durch standardisierte Methoden
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten
• Skalierbarkeit bei variierenden Losgrößen und wechselnden Anforderungen

Herausforderungen

• Einführungs- und Schulungsaufwand
• Anpassung bestehender Prozesse und Systeme
• Erhöhte Anforderungen an Datenqualität und Disziplin
• Potenzielle Komplexität bei zu vielen Sonderfällen
• Notwendigkeit eines wirksamen Eskalations- und Risikomanagements
• Kontinuierliche Pflege der Wissensbasis und Lessons Learned

Häufige Fehlerquellen

• Unklare Zieldefinitionen und fehlende Abnahmekriterien
• Nicht abgestimmte Schnittstellen zwischen Entwicklung, Produktion und Logistik
• Uneinheitliche Dokumentenstände oder fehlende Versionierung
• Zu späte Einbindung der Qualitätssicherung in kritischen Phasen
• Unzureichende Priorisierung bei konkurrierenden Fällen

Zusammenfassung:

• Case-Management ist ein Ansatz zur koordinierten und zielgerichteten Betreuung von Einzelfällen. Im Bereich des Verpackungssektors kann dies zur Optimierung von Prozessen rund um das Handling von Verpackungen aus Wellpappe eingesetzt werden. Durch klare Rollen, Meilensteine und Monitoring werden Abläufe transparenter und steuerbarer.
• Durch den strukturierten Einsatz von Case-Management können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen, indem sie ihre Klienten/Fälle individuell und systematisch managen. Dies kann zu geringeren Verlusten, weniger Nacharbeit und reduziertem Ausschuss im Umgang mit Wellpappverpackungen führen.
• Im Zusammenhang mit der Verwendung von Wellpappe als Verpackungsmaterial kann Case-Management dazu beitragen, den Überblick über Lagerbestände, Versand und Recycling von Wellpappkartons zu verbessern, die Kosten zu senken und praktikable, nachhaltige Abläufe zu fördern.
• Typische Bausteine sind Intake, Planung, Koordination, Monitoring und Evaluation; ergänzt durch Methoden wie Ursachenanalysen und standardisierte Eskalationsstufen.
• Messbare Effekte zeigen sich in Durchlaufzeiten, Termintreue, Ausschuss- und Reklamationsquoten sowie in stabileren Lieferketten und klar dokumentierten Ergebnissen.
• Die Verbindung von fallorientierter Steuerung, klaren Service-Leveln und integrierter IT-Unterstützung schafft die Grundlage für wiederholbare Qualität, belastbare Lieferzusagen und transparente Entscheidungswege im Verpackungsumfeld.