Auftragsverfolgung

In der schnelllebigen Welt des Verpackungswesens hat die Effizienz oberste Priorität. Für Firmen in der Verpackungsindustrie, insbesondere in der Wellpappenherstellung, ist es seit jeher ein Anliegen, ihre Leistungsfähigkeit zu optimieren. So wächst auch die Notwendigkeit, den Verlauf der Wellpappe-Aufträge präzise zu verfolgen, um etwaige Verzögerungen frühzeitig zu antizipieren und bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Eine konsequent implementierte Auftragsverfolgung schafft dabei durchgängige Transparenz vom Rohpapier über Rillen, Schneiden und Stanzen bis zur Auslieferung der verpackten Ware. Sie bildet die Grundlage für belastbare Planungsdaten, verlässliche Lieferzusagen und eine stabile Prozessqualität über die gesamte Lieferkette hinweg.

Auftragsverläufe in mehrstufigen Fertigungen sind komplex: Von der Auftragsanlage über die Materialbereitstellung (Papierrollen, Hilfsstoffe) und die eigentliche Fertigung (Rillen, Schneiden, Stanzen, Kleben) bis hin zu Konfektionierung, Palettierung, Verladung und Zustellung. Eine belastbare Auftragsverfolgung verbindet diese Schritte zu einer lückenlosen Kette aus zeitgestempelten Ereignissen, Statuscodes und Mengenbewegungen. Sie macht Abweichungen sichtbar, verbessert die Planbarkeit und schafft Transparenz für alle Beteiligten. Ergänzend werden Qualitätsprüfungen, Rückmeldelogiken und Verantwortlichkeiten klar definiert, damit Meldungen konsistent, zeitnah und auditierbar erfolgen. Dadurch lassen sich Engpässe, Sequenzbrüche und Nacharbeiten gezielt adressieren und die Wertschöpfung stabilisieren.

Definition: Was versteht man unter Auftragsverfolgung?

Die Auftragsverfolgung ist ein Instrument für Firmen, um Bestellungen zu überwachen und ihre Fortschritte zu kontrollieren. Im speziellen Fall der Wellpappenindustrie umfasst sie Informationen rund um die Produktion, Lieferung und Zustellung der wellpappigen Verpackungsprodukte. Diese können von der Menge der erforderlichen Wellpappe bis hin zu Bearbeitungsdaten und Lieferterminen reichen. Neben dem reinen Status dient die Auftragsverfolgung auch als Grundlage für Ursachenanalysen, Kapazitätssteuerung und kontinuierliche Verbesserung in Produktion und Logistik.

Praktisch bedeutet das die systematische Erfassung und Verdichtung von Ereignissen entlang des Lebenszyklus eines Auftrags: Anlage, Freigabe, Planung, Produktionsstart, Teil- und Gesamtfertigmeldungen, Qualitätssperren, Packmittelumbuchungen, Versandbereitstellung, Verladung, Übergabe an den Transportdienst sowie Zustellnachweise. Ergänzend werden Stammdaten (Artikel, Materialien), Zeitfenster (Rüst-, Lauf- und Wartezeiten) und Mengendaten (Soll/Ist) eingebunden. Für Größen- und Passformprüfungen ist zudem eine klare fachliche Einordnung von Definition und Bedeutung präziser Abmessungen hilfreich, um Fehlplanungen und Reklamationen zu vermeiden. Zusätzlich werden Prüflose, Prüfmerkmale und Freigabekriterien so verknüpft, dass Rückverfolgbarkeit und Qualitätsaussagen jederzeit nachvollziehbar bleiben.

• Typische Status: „geplant“, „in Arbeit“, „teilgefertigt“, „fertig“, „versandbereit“, „unterwegs“, „zugestellt“
• Relevante Ereignisse: Materialzuordnung, Maschinenstart/-stopp, Qualitätsfreigabe, Umbuchung, Verladung, Scans an Umschlagpunkten
• Kennzahlen: Durchlaufzeit, Termintreue, Ausschussquote, Engpassauslastung, Rückstandsvolumen

Zu den häufig dokumentierten Feldern zählen u. a. Auftragsnummer, Artikel, Losgröße, geplante/Ist-Zeiten, Menge je Fertigungsschritt, verantwortliche Ressource, Transportmittel sowie Packmittel. Für Prüf- und Freigabeprozesse sind außerdem Prüfergebnisse, Sperrgründe und Maßnahmenverfolgung relevant. In der Packmittel- und Palettenlogik werden Etiketten-IDs, Ladeeinheitenstruktur (Palette, Lage, Karton) und Kolli-Zuschnitt erfasst, um Packeinheiten eindeutig zuzuordnen und Sendungen physisch wie digital konsistent abzubilden.

Anwendung von Auftragsverfolgung in Unternehmen

Anwendung findet die Auftragsverfolgung nicht nur beim Hersteller, sondern auch bei Logistikunternehmen und Empfängern. Der Hersteller kann auf diese Weise seine Produktionsprozesse optimieren, während z. B. Logistikpartner in der Lage sind, ihre Abläufe effizient zu gestalten. Letztendlich führt ein transparenter Auftragsverlauf in der gesamten Lieferkette zu einem verbesserten Kundenservice. Denn auch der Kunde profitiert von der Möglichkeit zur Nachverfolgung seiner Bestellungen. Darüber hinaus lassen sich Lieferzusagen datenbasiert absichern, Eskalationen strukturiert steuern und Abweichungen reproduzierbar auswerten.

Beim Hersteller (Produktion und Planung)

• Feinplanung: Reihenfolgeoptimierung nach Materialverfügbarkeit, Rüstzeit und Terminvorgabe
• Shopfloor-Transparenz: Live-Status je Auftrag und Maschine, Meldung von Störungen und Stillständen
• Qualität: Rückverfolgbarkeit von Chargen, Prüfstatus und Freigaben über alle Fertigungsstufen
• Bestandsführung: Zuordnung von Packmitteln, Paletteneinheiten und Teilmengen
• Kosten- und Leistungsrechnung: Zuordnung von Zeiten, Mengen und Ausschuss je Arbeitsgang
• Wartung/Instandhaltung: Korrelation zwischen Störgründen, Maschinenzustand und Auftragslauf

In der Logistik (innerbetrieblich und Transport)

• Intralogistik: Buchungen an Warenein-/-ausgängen, Kommissionier- und Verlade-Scans
• Transportkette: Übergabedaten, Tourstart, Hubs, Zustellereignisse, Avisierungen und Proof-of-Delivery
• Ausnahmehandling: Verzögerungen, Umladungen, Transportschäden mit Zeit- und Ortsstempel
• Verpackungsrückführung: Leergutkreisläufe und Packmittelkonten mit eindeutiger Identifikation

Beim Empfänger (Kunde, Händler, Weiterverarbeiter)

• Transparenz: Voraussichtliche Ankunftszeit, Teil- vs. Komplettlieferung, Zustellfenster
• Qualitätssicherung: Abgleich gelieferter Stückzahlen, mögliche Abweichungen und Retourenwege
• Koordination: Personal- und Flächenplanung für Annahme, Weiterverarbeitung und Lagerung
• Wareneingangsprüfung: Plausibilitätscheck zwischen Lieferschein, Etikett und physischer Packeinheit

Technologien in der Auftragsverfolgung

In der modernen Auftragsverfolgung spielen Technologien wie RFID (Radio Frequency Identification), Barcode-Scanning oder GPS eine entscheidende Rolle. Mit Hilfe dieser Technologien können Informationen in Echtzeit abgerufen werden, wodurch die Effizienz der Prozesse gesteigert und potenzielle Fehler oder Verzögerungen minimiert werden können. Ergänzend liefern Sensorik (Temperatur, Feuchte, Erschütterung) und Ereignis-gesteuerte Benachrichtigungen kontextbezogene Daten, die besonders bei empfindlichen Verpackungsgütern relevant sind.

• 1D-/2D-Barcodes: Eindeutige Identifikation von Aufträgen, Ladungsträgern und Packeinheiten
• RFID/NFC: Berührungslose Erfassung bei Materialflüssen, auch ohne Sichtkontakt
• GPS/Telematik: Positions- und Zustandsdaten für Fahrzeuge und Sendungen auf der Strecke
• Mobile Endgeräte: Scanner, Tablets, Industrie-PCs für Shopfloor- und Lagerprozesse
• ERP/MES: Systemische Klammer für Stammdaten, Planung, Rückmeldungen und Auswertungen
• EDI/API: Datenaustausch mit Logistikpartnern, Zeitfenster- und Ereignis-Updates
• UWB/Geofencing: Präzise Ortung in Hallen und auf dem Werksgelände für kritische Auftragsabschnitte

Ein robuster Datenfluss entsteht durch klare Identifikatoren (Auftrags-ID, Packeinheits-ID), definierte Ereignistypen, Zeitstempel, Benutzer- bzw. Ressourcenbezug sowie konsistente Mengen- und Statuslogik. Dashboards und Benachrichtigungen unterstützen operative Entscheidungen und Eskalationen. Audit-Trails, revisionssichere Protokollierung und harmonisierte Schnittstellen sichern die Nachvollziehbarkeit über Systemgrenzen hinweg ab.

1. Ereignisse definieren (Meilensteine, Statuscodes, Qualitätsprüfungen)
2. Erfassungsmittel wählen (Scans, Gate-Reader, mobile Apps, Schnittstellen)
3. Datenmodell und Verantwortlichkeiten festlegen (Stammdaten, Rollen, Pflegeprozesse)
4. Integrationen aufsetzen (ERP/MES, Lager, Transport, Partner)
5. Monitoring und Auswertung etablieren (KPIs, Alarme, Ursachenanalyse)
6. Standardisierte Etiketten- und Kennzeichnungslogik implementieren (Eindeutigkeit, Lesbarkeit, Platzierung)
7. Pilotierung mit repräsentativen Auftragsarten durchführen und stufenweise ausrollen

Vor- und Nachteile von Auftragsverfolgung

Die Vorteile der Auftragsverfolgung sind vielfältig – erstens können Verzögerungen oder Unstimmigkeiten schnell erkannt und behoben werden. Zweitens ermöglicht die Auftragsverfolgung eine Effizienzsteigerung und somit Kostenersparnisse. Drittens führt sie zu einer größeren Kundenzufriedenheit, da der Kunde einen Einblick in den Stand seiner Bestellung erhält. Dennoch gibt es auch einige Nachteile zu beachten. Eine Herausforderung ist beispielsweise die Notwendigkeit, ständig auf dem neuesten Stand der Technologie zu bleiben, um konkurrenzfähig zu sein. Zudem kann die Implementierung von Auftragsverfolgungssystemen hohe Anfangskosten verursachen. Wichtig ist außerdem, Datenhoheit, Zugriffsrechte und Prozessverantwortung eindeutig zu regeln, damit Informationen korrekt erfasst und ausgewertet werden.

Vorteile

• Transparenz: Echtzeit-Sicht auf Auftragsstatus, Engpässe und Rückstände
• Planungssicherheit: Bessere Termin- und Kapazitätssteuerung entlang der Prozesskette
• Qualität: Lückenlose Rückverfolgbarkeit von Materialien und Prozessschritten
• Kostenwirkung: Weniger Suchzeiten, weniger Fehlbuchungen, geringere Ausschuss- und Eilkosten
• Service: Informierte Kommunikation mit Partnern und Empfängern
• Resilienz: Schnellere Reaktion auf Störungen und alternative Ablaufplanung

Herausforderungen und Risiken

• Initialaufwand: Hardware, Software, Schnittstellen und Schulungen
• Datenqualität: Unvollständige oder verspätete Meldungen verfälschen den Status
• Komplexität: Heterogene Systemlandschaften und Medienbrüche
• Datenschutz und Sicherheit: Zugriffskonzepte, Protokollierung, gesetzliche Vorgaben
• Change Management: Akzeptanz bei Nutzerinnen und Nutzern, klare Verantwortlichkeiten
• Prozessdisziplin: Konsistente Nutzung von Etiketten, Scans und Rückmeldepunkten

Prozessschritte und Kennzahlen in der Wellpappenfertigung

Für die Wellpappenfertigung haben sich feingranulare Meilensteine bewährt: Auftragseingang, Materialzuordnung, Rüstbeginn, Produktionsstart an Wellanlage/Stanze/Klebemaschine, Teilfertigmeldungen, Qualitätsfreigabe, Packen/Palettieren, Warenausgang, Übergabe an Transport, Zustellung. Diese Struktur ermöglicht eine präzise Messung von Durchlaufzeit, Wartezeit, Rüstzeit und produktiver Laufzeit. Ergänzend ist eine Verknüpfung zu Ausschussgründen, Stillstandsarten und Rework-Schritten hilfreich, um Ursachen schnell einzugrenzen und Verbesserungen abzuleiten.

• Kern-KPIs: Termintreue (OTD), Durchlaufzeit pro Auftrag, First-Pass-Yield, Ausschussquote
• Logistik-KPIs: Verladequote, Scanquote, pünktliche Zustellung, Anteil Teillieferungen
• Ursachenanalyse: Engpass-Ressourcen, Störgründe, Plan-/Ist-Abweichungen je Schritt
• Produktionsmix: Auftragstypen, Losgrößenverteilung, Maschinenbelegung nach Artikelgruppen

Best Practices für die Umsetzung

1. Eindeutige Identifikation definieren (Aufträge, Teilmengen, Paletteneinheiten)
2. Stammdaten verlässlich pflegen (Materialien, Arbeitspläne, Kalender, Kalenderausnahmen)
3. Standardisierte Ereignisse und Status festlegen (klar, widerspruchsfrei, auditierbar)
4. Benachrichtigungen und Eskalationen konfigurieren (Schwellwerte, Verantwortliche)
5. Mobile Erfassung nahe am Prozess nutzen (kurze Wege, direkte Rückmeldungen)
6. Regelmäßige Reviews etablieren (Kennzahlen prüfen, Maßnahmen ableiten, verbessern)

Ein besonderes Augenmerk gilt der Schulung der Mitarbeitenden, der konsequenten Nutzung der Erfassungsgeräte und der kontinuierlichen Verbesserung. So bleibt die Auftragsverfolgung verlässlich und aussagekräftig. Hilfreich sind zudem klare Scanpunkte am Materialfluss, visuelle Arbeitsanweisungen und periodische Prozess-Audits, damit die Rückmeldelogik im Alltag robust funktioniert.

Datenqualität und Governance

Die Qualität der Auftragsverfolgung steht und fällt mit korrekten Stammdaten und sauberer Prozessdisziplin. Rollen, Verantwortlichkeiten und Pflegezyklen müssen eindeutig dokumentiert werden. Plausibilitätsprüfungen (z. B. Mengen-/Zeit-Konsistenz), Dublettenchecks und automatische Validierungen reduzieren Fehler. Eine zentrale Governance definiert Namenskonventionen, Statusmodelle, Etikettenstandards sowie Freigabeprozesse und sorgt dafür, dass alle Standorte nach denselben Regeln arbeiten.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Für eine tragfähige Auftragsverfolgung sind Zuständigkeiten übergreifend festzulegen: Planung verantwortet Terminierung und Reihenfolge, Produktion meldet Zeiten und Mengen, Qualität dokumentiert Prüfungen und Freigaben, Logistik bestätigt Verladung und Übergaben. IT/Prozessmanagement stellt Datenmodelle, Schnittstellen und Berechtigungskonzepte bereit. In regelmäßigen Abstimmungen werden Abweichungen analysiert, Verbesserungsmaßnahmen priorisiert und deren Wirkung überprüft.

Häufige Fehlerquellen und Gegenmaßnahmen

• Unklare Statusdefinitionen: Einheitliches Statusmodell mit eindeutigen Übergabepunkten etablieren
• Fehlende Etikettenlogik: Standardisierte Kennzeichnung für Aufträge, Packmittel und Paletten festlegen
• Medienbrüche: Digitale Erfassung direkt am Prozessschritt nutzen, manuelle Listen vermeiden
• Verzögerte Rückmeldungen: Mobile Endgeräte und einfache Dialoge einsetzen, um Eingaben zu beschleunigen
• Intransparente Ausnahmen: Ereignistypen für Störungen und Abweichungen definieren, inklusive Pflichtfeldern

Integration mit Qualitätssicherung und Reklamationsmanagement

Auftragsverfolgung entfaltet besonderen Nutzen, wenn Qualitätsprüfungen, Sperrungen und Freigaben integriert sind. Prüflose, Prüfumfang und Ergebnisse werden dem Auftrag und den Packeinheiten zugeordnet. So lassen sich Reklamationen zielgerichtet bearbeiten, betroffene Mengen eingrenzen und Korrekturmaßnahmen belegen. Für Wellpappverpackungen sind zudem Stauch- und Festigkeitswerte, Feuchtebedingungen und Klebqualität relevante Parameter, die im Ereignisverlauf dokumentiert werden können.

Zukunftsperspektiven

Mit zunehmender Vernetzung gewinnen IoT-Devices, Edge-Verarbeitung und ereignisgetriebene Architekturen an Bedeutung. Prognosen auf Basis historischer und Echtzeitdaten unterstützen vorausschauende Planung, beispielsweise durch frühzeitige Hinweise auf Materialengpässe, Maschinenstillstände oder Lieferverzögerungen. Digitale Zwillinge von Aufträgen und Packeinheiten ermöglichen konsistente Simulation, Analyse und Rückverfolgung über den gesamten Lebenszyklus.

Zusammenfassung:

• Die Auftragsverfolgung ermöglicht Unternehmen, darunter Herstellern von Verpackungen aus Wellpappe, den aktuellen Status ihrer Aufträge transparent einzusehen.
• Mit einer präzisen Auftragsverfolgung können Produktionsprozesse, wie etwa die Fertigung von Wellpappeverpackungen, optimiert und somit Kosten und Zeit eingespart werden.
• Durch die Auftragsverfolgung wird die Kundenzufriedenheit erhöht, indem Kunden jederzeit den Fortschritt ihrer Bestellung – beispielsweise von Wellpappeverpackungen – nachverfolgen können.
• Technologische Bausteine wie Barcodes, RFID, mobile Erfassung und Systemschnittstellen liefern dafür die erforderlichen Echtzeitdaten.
• Wesentliche Erfolgsfaktoren sind saubere Stammdaten, klar definierte Statusereignisse, verlässliche Kennzahlen und ein strukturiertes Ausnahmehandling.
• Herausforderungen entstehen vor allem durch Implementierungsaufwand, Datenqualität und Systemintegration; sie lassen sich durch Standards, Schulung und kontinuierliche Verbesserung adressieren.
• Eine integrierte Sicht auf Produktion, Logistik und Qualität steigert Planbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Servicegrad entlang der gesamten Prozesskette.