Informationsblätter

Wellpappe gilt als eines der vielseitigsten Materialien in der Verpackungsindustrie. Besonders in den Bereichen Information und Kommunikation spielen hier die sogenannten Informationsblätter eine entscheidende Rolle. Im Bereich der Verpackungen sind diese Informationsblätter eine unerlässliche Ressource, um wichtige Produkt- und Gebrauchsinformationen präzise, strukturiert und dauerhaft zu vermitteln. Sie unterstützen entlang der gesamten Lieferkette eine eindeutige Kommunikation und tragen dazu bei, Missverständnisse, Fehlbedienungen und Folgekosten zu vermeiden.

Informationsblätter fungieren als eigenständige Träger für Inhalte, die über Kennzeichnungen auf der Wellpapp-Verpackung hinausgehen. Sie bilden die Schnittstelle zwischen Hersteller, Logistik und Endnutzer, indem sie Struktur in komplexe Inhalte bringen, die Lesbarkeit erhöhen und Compliance-Anforderungen unterstützen. Durch ihre flexible Ausführung – etwa als Einleger, Beiblatt, Einlegeblatt oder Leaflet – lassen sie sich an Produkt, Prozess und Zielgruppe anpassen. Anwendungsfelder reichen von Elektronik und Maschinenbau über Lebensmittel- und Konsumgüter bis hin zu Gefahrgut, Medizintechnik und Ersatzteil-Logistik, wo detaillierte Anweisungen, Sicherheitshinweise und Rückverfolgbarkeit besonders relevant sind.

Definition: Was versteht man unter Informationsblättern?

Die Informationsblätter von Wellpappe-Verpackungen sind beschriebene oder bedruckte Blätter, die zusätzliche Daten und Informationen zum verpackten Produkt bereitstellen. Sie können Hinweise zur Handhabung, zur Lagerung, zur Entsorgung oder weitere relevante Informationen enthalten, die für den Verbraucher von Nutzen sind. Ebenso dienen sie als Träger für Kontaktdaten, Bestellinformationen, Service-Hinweise, Garantiebedingungen oder Montage- und Inbetriebnahmeanleitungen.

Sprachlich korrekt spricht man häufig von Informationsblättern. Gemeint sind lose oder befestigte Drucksachen, die einer Wellpapp-Verpackung beigelegt, aufgebracht oder separat mitgeführt werden. Sie unterscheiden sich von Etiketten durch die größere Informationsdichte, den Umfang und die oft mehrseitige Ausführung. Gegenüber reinen Datenblättern oder Katalogseiten sind sie auf den konkreten Packvorgang, die Nutzung und den Lebenszyklus des Produkts ausgerichtet und somit unmittelbar handlungsrelevant.

• Typische Formen: einseitiges Blatt (z. B. DIN A5), gefalztes Leaflet (z. B. Zickzackfalz), mehrseitige Broschüre; seltener als Plakat- oder Faltposter-Format für komplexe Explosionszeichnungen
• Typische Platzierung: als Einleger im Karton, in einer Einstecktasche, außen aufkaschiert, mit Klebepunkt fixiert; optional mit Abheftlochung oder Heftklammern, wenn eine dauerhafte Verbindung gefordert ist
• Typische Funktionen: Dokumentation, Sicherheitshinweise, Montage- und Gebrauchsanweisung, Rückgabe- und Recyclinghinweise; ergänzend Prüfprotokolle, Checklisten, Transport- und Lagerbedingungen (Temperatur, Feuchte, Orientierung)

Einsatzmöglichkeiten der Informationsblätter bei Wellpappe-Verpackungen

Die Informationsblätter bei Wellpappe-Verpackungen können in verschiedenster Weise verwendet werden. Sie können beispielsweise Sicherheitsinformationen, Gebrauchsanweisungen, Werbetexte oder detaillierte Produktinformationen enthalten. Die Blätter bieten dabei einen zusätzlichen Raum für Informationen, der unabhängig vom Design der eigentlichen Verpackung genutzt werden kann. Dadurch bleiben primäre Kennzeichnungen auf dem Karton übersichtlich, während komplexe Inhalte strukturiert ausgelagert werden.

In der Praxis lassen sich mehrere Einsatzfelder unterscheiden:

• Sicherheit und Compliance: Warnhinweise, Piktogramme, rechtlich relevante Angaben, Rückverfolgbarkeit (Chargen- oder Seriennummern); bei Gefahrstoffen ergänzende Hinweise auf Lagerklassen und Notfallinformationen
• Anwendung und Service: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Explosionszeichnungen, Ersatzteillisten, Pflege- und Reinigungstipps; QR-gestützte Wartungspläne und Kontaktkanäle für Support
• Logistik und Retouren: Hinweise zur Warenannahme, Transportschäden-Dokumentation, Rücksendeanweisungen mit Kontakt- und Prozessangaben; klare Zuordnung von RMA-/Retouren-Codes
• Mehrsprachige Information: konsolidierte Inhalte in mehreren Sprachen, Reduktion von Variantenvielfalt durch klare Strukturierung; sprachneutral unterstützende Piktogramme
• Digitale Brücke: QR-Codes, Kurz-URLs oder Barcodes zur Verknüpfung mit Medien, Videoanleitungen, Datenblättern oder Updates

Branchenspezifisch können Informationsblätter außerdem als Beipackzettel für sicherheitsrelevante Montageanweisungen, als Kalibrierprotokoll im Messmittelversand oder als Hygienerichtlinie bei lebensmittelnahen Produkten dienen. In E-Commerce- und Fulfillment-Strukturen erleichtern standardisierte Blätter die Skalierung von Packprozessen und die Schulung neuer Mitarbeitender.

Produktion und Bedruckung von Informationsblättern

Die Herstellung der Informationsblätter kann sowohl im Digitaldruck als auch im Offsetdruck erfolgen. Dabei hängt die Wahl des Druckverfahrens von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der benötigten Auflagenhöhe und den spezifischen Anforderungen an die Qualität des Drucks. Neben dem Text können die Informationsblätter auch mit Bildern, Grafiken oder Logos bedruckt werden, was eine individuelle Gestaltung ermöglicht. Farbtreue, konsistentes Farbmanagement und verlässliche Registerhaltigkeit sind für die Lesbarkeit und Wiedererkennbarkeit entscheidend.

Auflagen und Verfahren: Offsetdruck ist bei größeren Mengen konstant und farbstabil, Digitaldruck bietet Vorteile bei kleineren Losgrößen, Personalisierung und variablen Daten (Sprach-/Versionswechsel, QR-Codes). Für farbverbindliche Ergebnisse sind Prüfdrucke und verbindliche Freigaben sinnvoll.

• Materialien: holzfreie, recyclingfähige Papiere mit passender Grammatur (z. B. 80–135 g/m²) und ausreichender Opazität für gute Lesbarkeit; bei häufiger Handhabung höhergrammige oder gestrichene Qualitäten mit erhöhter Abriebfestigkeit
• Formate: gängige DIN-Formate (A6 bis A4), bei Bedarf Sonderformate für spezielle Einstecklösungen; Berücksichtigung der Falzlaufrichtung zur Minimierung von Wellen und Brüchen
• Falzarten: Wickelfalz, Zickzackfalz, Kreuzbruchfalz – passend zur geplanten Einlageposition und Handhabung; eindeutige Falzmarken und Falzkanten für sauberes Öffnen
• Datenübergabe: standardisierte druckfähige PDFs, konsistentes Farbmanagement, ausreichende Bildauflösung für Piktogramme und Detailgrafiken; vorab definierte Beschnittzugaben und Mindeststrichstärken
• Typografie: klare Schriften, angemessene Schriftgrade und Zeilenabstände, geprüfte Kontrastwerte für unterschiedliche Lichtbedingungen; Verzicht auf zu feine Linien und rein dekorative Schriften in Fließtexten

Veredelung und Robustheit: Dispersionslacke oder Folienlaminate können die Scheuerfestigkeit erhöhen. Bei feuchter oder staubiger Umgebung sind widerstandsfähige Oberflächen sowie reißarme Papiere sinnvoll. Die Wahl der Farbe (z. B. Schwarz plus Akzentfarben) unterstützt die Informationshierarchie. Für Anwendungen mit erhöhten Hygieneanforderungen kann eine wischfeste, leicht zu reinigende Oberfläche zweckmäßig sein.

Bewährt haben sich Preflight-Prüfungen, standardisierte PDF-Workflows (z. B. PDF/X-basiert) und verbindliche Andrucke. Bei variablen Daten sind Prüfroutinen für Platzhalter, Textumbruch und Barcode-Lesbarkeit einzuplanen. Für internationale Einsätze ist die korrekte Zeichensatzkodierung und die Prüfung von Trennregeln pro Sprache wesentlich.

Befestigung, Platzierung und Integration

Die Integration von Informationsblättern in Wellpapp-Verpackungen sollte so erfolgen, dass sie schnell auffindbar, unbeschädigt und vollständig lesbar sind. Bewährt haben sich:

• Innenliegende Einlage: lose beigelegt oder mit ablösbarem Klebepunkt fixiert, ideal für mehrseitige Inhalte
• Außenseitige Tasche: transparente Dokumententasche, wenn Informationen schon vor dem Öffnen sichtbar sein sollen
• Aufkaschierung oder Heftung: dauerhaft verbunden, wenn die Informationen zur Packung gehören und nicht getrennt werden sollen
• Abtrennbare Elemente: Abreißbereiche für Garantiekarten, Checklisten oder Rücksendeabschnitte über eine Kompakter Praxisleitfaden zur funktionalen Perforation im Einsatz

Platzierungsprinzipien: leicht zugängliche Position, eindeutige Markierung (z. B. Hinweis „Wichtige Informationen innenliegend“), Vermeidung von Knick- und Scheuerstellen, damit keine relevanten Inhalte verlorengehen. Zusätzlich sollte die Befestigung so gewählt werden, dass die Wellpapp-Struktur nicht beschädigt wird und Klebstoffe keine unerwünschten Spuren auf Produkt oder Verpackung hinterlassen. Bei automatisierten Packlinien ist eine eindeutige Lageorientierung (oben/unten, vorne/hinten) zur Prozesssicherheit erforderlich.

Vor- und Nachteile von Informationsblättern

Zu den Vorteilen der Nutzung von Informationsblättern in Wellpappe-Verpackungen gehört vor allem die Möglichkeit, umfangreiche Informationen aufzunehmen, die auf der Verpackung selbst keinen Platz finden würden. Zudem sind sie flexibel in der Gestaltung und können einfach an aktuelle Informationen angepasst werden. Allerdings können zusätzliche Kosten für Druck und Material entstehen. Ferner besteht die Gefahr, dass Informationsblätter im Verpackungsmaterial übersehen oder weggeworfen werden, bevor sie vom Verbraucher gelesen wurden. Dies lässt sich durch klare Hinweise, gut sichtbare Platzierung und kluge Reduktion auf das Wesentliche reduzieren.

• Vorteile: hohe Informationsdichte; schnelle Aktualisierbarkeit (Versionen, Sprachen); klare Strukturierung komplexer Inhalte; rechtliche Transparenz; optionale Personalisierung; prozesssicher dokumentierte Übergabe von Verantwortung (z. B. mit Checkfeldern und Signaturen)
• Nachteile: zusätzlicher Material- und Handlingaufwand; Risiko des Nichtbeachtens; potenziell höheres Fehlerpotenzial bei Versionswechseln ohne sauberen Freigabeprozess; mögliche Inkompatibilität mit stark automatisierten Hochgeschwindigkeitslinien ohne angepasste Zuführung
• Abwägung: Nutzen steigt mit Komplexität der Inhalte und Varianz der Zielgruppen; sorgfältige Gestaltung und Platzierung minimieren Risiken; standardisierte Vorlagen und modulare Textbausteine erhöhen Konsistenz und reduzieren Pflegeaufwand

Anforderungen an die Gestaltung von Informationsblättern

Die Gestaltung von Informationsblättern kann je nach Verwendung und Zielgruppe variieren. Es gilt jedoch immer, die Informationen klar und verständlich darzustellen. Neben einer gut lesbaren Schrift und einer klaren Gliederung können auch Piktogramme zum Einsatz kommen. Wichtig ist zudem, dass die verwendeten Farben gut mit der Farbgebung der Verpackung harmonieren und keine Verwirrung beim Kunden hervorrufen. Lesbarkeit unter unterschiedlichen Lichtbedingungen (Lager, Packtisch, Außeneinsatz) sollte mitgedacht werden.

• Informationsarchitektur: Hierarchie mit Überschriften, Zusammenfassungen, Listen; eindeutige Signalwörter für Warn- und Sicherheitshinweise; konsistente Seitenköpfe und Fußzeilen mit Kontakt- und Versionsinformationen
• Lesbarkeit: ausreichende Schriftgrade, Zeilenabstände, Kontraste; sparsame Akzentfarben zur Orientierung; Vermeidung von Blocksatz mit großer Silbentrennung bei schmalen Spalten
• Piktogramme und Symbole: konsistent eingesetzt, vektorisiert, ausreichend groß; Legende bei weniger bekannten Symbolen; barcodierbare Elemente mit genügend Ruhezonen
• Mehrsprachigkeit: klare Trennung der Sprachabschnitte; wiederkehrende Struktur pro Sprache; Verweis auf zentrale Online-Ressourcen für Updates; eindeutige Sprachkennzeichnung auf Titelseite oder Kopfbereich
• Barriereaspekte: verständliche Sprache, Vermeidung unnötiger Fachjargon-Dichte, klare Tabellen und nummerierte Schritte für Abläufe; ausreichende Kontraste und Mindestschriftgrößen für gute Erfassung

Nachhaltigkeitsfaktor bei der Produktion von Informationsblättern

Bei der Herstellung von Informationsblättern spielt auch der Gedanke der Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Unternehmen setzen daher verstärkt auf recyclebares Papier und umweltfreundliche Druckfarben. Insbesondere im Bereich der Verpackungen ist dieser Trend deutlich zu spüren, da viele Kunden heute Wert auf eine nachhaltige Verpackungslösung legen. Auch logistische Aspekte wie Transportvolumen und Lagerhaltung profitieren von kompakten, gut planbaren Formaten.

Nachhaltige Umsetzung beginnt bei der Materialwahl (Recyclingfaseranteil, effiziente Grammaturen) und setzt sich in der Gestaltung fort: kompakte Formate, doppelseitiger Druck, modulare Inhalte statt mehrfacher Varianten. Langlebige Drucke minimieren Neuproduktion; klare Entsorgungshinweise fördern die sortenreine Trennung. Prozessseitig reduzieren optimierte Auflagenplanung, Bündelung ähnlicher Motive und präzise Datenfreigaben Makulatur. Ergänzend tragen standardisierte Vorlagen, zentrale Textbausteine und digitale Proofs zur Ressourcenschonung bei.

Qualitätssicherung, Versionierung und Aktualität

Informationsblätter entfalten ihren Nutzen nur, wenn Inhalt, Version und Ausführung konsistent sind. Bewährte Maßnahmen:

• Versionierung: eindeutige Kennzeichnung mit Datum/Versionscode; Änderungsprotokoll; Abgleich mit Produktstatus; eindeutige Dokument-ID zur schnellen Zuordnung
• Freigabeprozess: inhaltliche, rechtliche und sprachliche Prüfung; visuelle Endkontrolle (Proof); Produktionsfreigabe; Rückmeldungsschleifen mit Checklisten
• Rückverfolgbarkeit: interne Codes, Barcodes oder QR-Verweise zur schnellen Identifikation der gültigen Fassung
• Stichprobenprüfung: Wareneingangskontrollen, Lesbarkeitstests, Belastungsproben (Knick-, Scheuer-, Feuchtetest)

Im laufenden Betrieb sichern Packplatz-Instruktionen, Poka-Yoke-Hilfen (z. B. farblich markierte Einstecktaschen) und regelmäßige Schulungen die korrekte Beilage. Ein zentrales Ablagesystem für Druckdaten verhindert Parallelversionen und stellt Aktualität sicher.

Normen, Regularien und branchenspezifische Hinweise

Je nach Produktbereich können zusätzliche Vorgaben gelten, die Art und Inhalt von Informationsblättern beeinflussen. Relevante Themen sind u. a. Kennzeichnungspflichten für Gefahrstoffe, Hinweise nach Produktsicherheitsrecht, lebensmittelnahes Umfeld mit Anforderungen an Migration von Druckfarben, sowie Nachweise zu Entsorgung und Recycling. Papierformate orientieren sich häufig an etablierten Standards, während Farb- und Reproduktionssicherheit durch definierte Toleranzen gestützt wird. Für internationale Lieferketten sind mehrsprachige Inhalte und verständliche Piktogramme oft verpflichtend oder vertraglich geregelt.

Prozessintegration im Packbetrieb

Damit Informationsblätter zuverlässig ihren Zweck erfüllen, sollten sie frühzeitig in den Verpackungsprozess eingebunden werden: Bestandsführung, Kommissionierung, eindeutige Zuordnung zum Produkt und revisionssichere Entnahme am Packplatz. Checklisten, visuelle Arbeitsanweisungen und klare Schnittstellen zu ERP/WMS-Systemen reduzieren Fehlbeilagen. Für hohe Durchsätze empfiehlt sich eine standardisierte Faltung und einheitliche Größen, die zu Einstecktaschen und Kartonabmessungen passen.

Daten- und Sprachmanagement

Inhalte profitieren von modularen Textbausteinen, die zentral gepflegt und in unterschiedlichen Sprachversionen ausgeleitet werden. Versionslenkung und Terminologie-Management stellen sicher, dass Fachbegriffe konsistent verwendet und Aktualisierungen synchron über alle Varianten verteilt werden. Für variable Daten ist eine automatisierte Prüfung auf Feldlängen, Trennregeln und Umbruch essenziell, um Überläufe oder abgeschnittene Inhalte zu vermeiden.

Häufige Fehler und Prävention

Typische Fehler sind veraltete Fassungen im Umlauf, zu niedrige Kontraste, unklare Struktur, fehlerhafte QR-Codes, nicht getestete Falzungen oder eine Platzierung, die zum Übersehen führt. Abhilfe schaffen Freigabe-Workflows mit Prüflisten, Testdrucke unter praxisnahen Lichtbedingungen, Barcode-Validierungen sowie Pilottests mit repräsentativen Nutzergruppen. Eine klare Kennzeichnung, wo das Informationsblatt im Karton zu finden ist, erhöht die Abrufrate der Inhalte deutlich.

Zusammenfassung:

• Informationsblätter sind essentielle Werkzeuge in der Kommunikation mit Kunden, indem sie umfassende Details zu Produkten, hier speziell Verpackungen aus Wellpappe, bereitstellen.
• Die Blätter eignen sich optimal, um technische Spezifikationen, Anwendungsmöglichkeiten oder Umweltaspekte von Wellpapp-Verpackungen darzulegen und können damit zur Entscheidungsfindung beitragen.
• Zusätzlich bieten Informationsblätter die Chance, Hintergrundwissen zu Produktionsprozessen zu teilen und somit das Verständnis und das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen zu stärken.
• Eine klare Struktur, hohe Lesbarkeit, konsistente Piktogramme und sorgfältige Platzierung sichern die Wahrnehmung der Inhalte.
• Geeignete Druckverfahren, passende Materialien und robuste Oberflächen gewährleisten Qualität und Haltbarkeit im praktischen Einsatz.
• Nachhaltige Gestaltung durch ressourcenschonende Papiere, kompakte Formate und gute Auflagenplanung reduziert Aufwand und Materialverbrauch.
• Versionierung, Freigabeprozesse und Rückverfolgbarkeit halten Informationen aktuell und reduzieren Fehler in der Praxis.