Auftragserfassung

In der dynamischen Welt der Wellpapp-Verpackungsindustrie spielt die effiziente Verwaltung von Aufträgen eine entscheidende Rolle. Wellstar-Packaging GmbH, ein renommierter Anbieter von Wellpapp-Lösungen, setzt auf fortschrittliche Auftragserfassungssysteme. Diese bilden die zentrale Schnittstelle zwischen Vertrieb, Konstruktion, Disposition, Einkauf, Produktion und Logistik. Ziel ist es, Kundenanforderungen vollständig, eindeutig und prüfbar in strukturierte Daten zu überführen, um Durchlaufzeiten zu verkürzen, Fehlerquoten zu senken und Transparenz über den gesamten Auftragslebenszyklus herzustellen. Ergänzend werden einheitliche Begriffe, standardisierte Einheiten und klare Verantwortlichkeiten verankert, sodass ein medienbruchfreier Informationsfluss und eine belastbare Planung über alle Fertigungsstufen hinweg gewährleistet sind.

Definition: Was versteht man unter Auftragserfassung?

Im Rahmen wellpappenspezifischer Prozesse ist die Auftragsannahme und -bearbeitung ein wesentliches Element. Hierbei handelt es sich um die systematische Registrierung von Kundenanforderungen, welche auf verschiedenen Plattformen eingehen können. Ihr primäres Ziel besteht darin, Kundenaufträge akkurat zu dokumentieren, rechtsverbindlich zu bestätigen und sie zur weiteren Bearbeitung an relevante Abteilungen weiterzuleiten. Dazu zählen sowohl klassische Kanäle (Telefon, E-Mail) als auch strukturierte, digitale Eingänge über Portale, E-Procurement oder EDI-Schnittstellen.

Die Auftragserfassung umfasst neben der Aufnahme auch Plausibilitätsprüfungen, die Validierung von Stammdaten, die Zuordnung zu Artikeln oder Neuanlagen, die Vergabe eindeutiger Auftragsnummern sowie die Definition von Liefer- und Fertigungsparametern. Relevante Informationen werden strukturiert erfasst, versioniert und für nachgelagerte Prozesse freigegeben. Dabei sichern definierte Pflichtfelder, konsistente Einheiten (z. B. mm, m², g/m²) und ein standardisiertes Vokabular die Vergleichbarkeit und Auswertung über Produktfamilien hinweg.

• Kundendaten, Ansprechpartner und Kommunikationskanäle, inklusive Kundennummer, Incoterms und fakturierungsrelevanter Angaben
• Artikelbezeichnung, interne Artikelnummern und Varianten, inklusive FEFCO-Code und Werkzeuginformationen
• Materialqualität (Wellenkombination, Grammaturen, Klebstoffe), beispielsweise B-, E- oder BC-Welle, Testliner/Kraftliner und Stärkeleime
• Maße inklusive präzise definierte Abmessungen und Toleranzen (Innen-/Außenmaß, Zuschnitt) mit klaren Toleranzklassen je Produktgruppe
• Bedruckung (Motiv, Farbanzahl, Druckverfahren) und Freigabestatus der Druckdaten, Zuweisung von Profilen für Flexo-, Offset- oder Digitaldruck
• Mengen, Abrufpläne, Teillieferungen und Verpackungseinheiten, inklusive Mindest- und Losgrößen sowie Sicherheitsbestände
• Liefertermin, Lieferadresse, Transport- und Ladungsträger-Vorgaben, Palettier- und Bündelungsschemata
• Qualitätsmerkmale, Prüfpläne, Zertifikate und rechtliche Anforderungen, etwa Lebensmittelkonformität oder Chain-of-Custody-Nachweise
• Sondervorgaben wie Rillungen, Stanzungen, Öffnungshilfen oder Kennzeichnungen, inklusive Etikettenlayout und Barcodes (z. B. SSCC)

Funktion und Bedeutung der Auftragserfassung im Kontext von Wellpapp-Verpackungen

Im Spezifischen dient die Auftragserfassung dazu, eine nahtlose und genaue Bearbeitung von Kundenanfragen zu gewährleisten. Durch den integrativen Prozess entsteht ein transparenter Workflow, der die Steuerung von Ressourcen optimiert. Innerhalb des Wellpappen-Kontexts steht die Erfassung und Steuerung der Verpackungsaufträge im Vordergrund und beeinflusst maßgeblich die Produktivität und Rentabilität.

Sie wirkt als Bindeglied zwischen Bedarf und Fertigung: Korrekte Daten ermöglichen rüstoptimierte Reihenfolgen, belastbare Kapazitäts- und Materialplanung, termingerechte Beschaffung von Papieren und Hilfsstoffen sowie eine stabile Produktionssteuerung. Gleichzeitig schafft sie die Grundlage für Rückverfolgbarkeit, Reklamationsmanagement und kontinuierliche Verbesserung.

Darüber hinaus fördert eine saubere Datenbasis die Standardisierung von Spezifikationsblättern, erleichtert die Abstimmung mit Konstruktion und Druckvorstufe und minimiert Interpretationsspielräume. Dies wirkt sich positiv auf OEE, Ausschussquote und Durchlaufzeiten aus und unterstützt eine belastbare Palettierung, Ladungssicherung und Versandplanung.

Einfluss auf zentrale Kennzahlen

• Termintreue durch belastbare Auftrags- und Lieferterminierung
• Reduktion von Makulatur und Nacharbeit durch eindeutige Spezifikationen
• Höhere Anlagenauslastung durch konsistente Stammdaten und Rüstbündelung
• Transparenz über Auftragsstatus, Meilensteine und Freigaben
• Schnellere Angebots- zu Auftrag-Überführung und verkürzte Durchlaufzeiten
• Niedrigere Bestände durch verlässliche Bedarfsplanung und abgestimmte Abruflogik
• Höhere Erstlaufquote (Right-First-Time) durch präzise Daten und Preflight-Prüfungen
• Verbesserte Traceability durch lückenlose Versionierung und Protokollierung

Technologische Aspekte von Auftragserfassungssystemen

In der modernen Geschäftswelt hat die Digitalisierung einen großen Einfluss auf die Auftragsverwaltung. Durch den Einsatz von spezialisierten Softwaresystemen lassen sich Aufgaben wie Aufnahme, Validierung und Verfolgung von Aufträgen automatisieren. Solche Systeme punkten durch ihre hohe Präzision und Effizienz, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug in der Wellpappindustrie macht.

Typische Komponenten sind ERP- und MES-Module, Workflow-Engines, Regelwerke zur Validierung, digitale Formulare, Dokumentenmanagement sowie Schnittstellen zu Kalkulation, Druckdatenprüfung und Logistik. Ergänzend kommen EDI-, API- oder Webportal-Anbindungen für strukturierte Datenaustausche zum Einsatz.

Wesentlich sind außerdem robuste Stammdatenkonzepte, rollenbasierte Berechtigungen, Vorlagen für Spezifikationsblätter, automatisierte Prüfregeln (z. B. Maßlogiken, Mindeststegbreiten, Toleranzen) und ein zentrales Änderungsmanagement mit klaren Freigabestufen.

Schnittstellen und Automatisierung

• Integration von EDI/Portalen für Auftragsimport, Statusmeldungen und Abrufe
• Automatische Plausibilitätsprüfungen (Maße, Material, Mindest- und Maximalwerte)
• Regelbasierte Freigaben, Vier-Augen-Prinzip und Eskalationspfade
• Versionierung von Spezifikationen und Druckdaten mit Änderungsprotokoll
• Echtzeit-Tracking von Auftragsfortschritt, Meilensteinen und Lieferavis
• Bidirektionale Anbindung an WMS/Transportmanagement für Kommissionierung, SSCC und Avis
• Anschluss an CAD/CFX-Systeme zur Prüfung von Stanzkonturen, Rillgeometrien und Nutzeneinteilungen
• Automatisierte Preflight-Prüfung von Druck-PDFs inklusive Farbprofilen und Auflösung

Daten und Spezifikationen im Detail

Für Verpackungen aus Wellpappe sind präzise Felddefinitionen entscheidend: Innen- versus Außenmaß, Nutzenschema auf dem Bogen, Rill- und Stanzparameter, Mindeststege, Materialkennwerte (ECT/BCT/FCT), Klebungen (z. B. Längsnaht), Druckreihenfolge sowie Palettier- und Bündelvorgaben. Die Auftragserfassung sollte diese Felder klar trennen, Einheiten vorgeben und in Templates abbilden. Ergänzend empfiehlt sich die Erfassung von Prüfintervallen, Kontrollmustern und Referenzstücken für Wiederholaufträge.

Praxisbeispiel

Beispiel für einen standardisierten Auftrag: FEFCO 0201, Innenmaß 400 × 300 × 200 mm, B-Welle, Testliner/Kraftliner 200/150 g/m² mit Stärke-Klebstoff, Flexodruck 2-farbig, Rillbild gemäß Stanzform XY, Palettierplan 12 × 10 Lagen, Bündel zu 25 Stück, Etikettierung mit SSCC. In der Auftragserfassung werden diese Parameter mit Toleranzklassen hinterlegt, Werkzeuge referenziert, Druckdaten (Version/Freigabe) dokumentiert und ein eindeutiger Prüfplan zugewiesen.

Prozessschritte der Auftragserfassung (Überblick)

1. Eingang der Anfrage (Telefon, E-Mail, EDI, Portal)
2. Vervollständigung und Validierung aller Pflichtfelder
3. Abgleich mit Stammdaten und ggf. Neuanlage/Variantenkonfiguration
4. Technische Prüfung (Material, Rill-/Stanzlayout, Druckdatenfreigabe)
5. Terminierung auf Basis Kapazität, Materialverfügbarkeit und Rüstregeln
6. Erstellung von Arbeitsunterlagen und Fertigungsaufträgen
7. Kommunikation von Auftragsbestätigung, Spezifikationsblatt und Liefertermin
8. Fortlaufende Statusaktualisierung und Änderungsmanagement
9. Abschluss, Dokumentation und Übergabe an Abrechnung/Archiv
10. Werkzeugbereitstellung und Prüfstatus vorhandener Stanz- und Rillwerkzeuge
11. Palettier-, Versand- und Etikettendaten (z. B. SSCC, Kundenlabels) finalisieren
12. Feedbackschleife nach Auslieferung zur Ableitung von Verbesserungen

Qualitätssicherung und Compliance in der Auftragserfassung

Qualität beginnt mit vollständigen und korrekten Auftragsdaten. Pflichtfelder, Validierungsregeln und klar definierte Verantwortlichkeiten verhindern Unschärfen. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Zeitstempel, Version und Freigabelevel. Datenschutz- und Archivierungsanforderungen werden durch rollenbasierte Zugriffe und revisionssichere Ablage erfüllt. Zusätzlich werden regulatorische Vorgaben (z. B. für Lebensmittelkontaktmaterialien), Kennzeichnungsanforderungen und Rückverfolgbarkeit entlang der Supply Chain berücksichtigt.

• Definierte Prüfpläne und Checklisten je Produkt-/Kundengruppe
• Standardisierte Benennungen, Einheiten und Datenformate
• Risikoorientierte Zusatzprüfungen bei Neuteilen und komplexen Druckbildern
• Verbindliche Freigaben vor Start der Produktion
• Dokumentierte Freigabemuster, Referenzkarten und Grenzmuster je Artikel
• Regelmäßige Audits von Stammdaten und automatisierte Konsistenzchecks
• Berücksichtigung normativer und kundenspezifischer Vorgaben (z. B. Recycling- und Kennzeichnungspflichten)

Vor- und Nachteile von Auftragserfassung

Eine gut implementierte Auftragserfassung bringt viele Vorteile mit sich. Sie führt zu gesteigerter Effizienz, verbesserter Kundenbindung und reduziertem Fehlerrisiko. Zudem ermöglicht sie eine präzise Verfolgung von Aufträgen, was zu optimierter Ressourcennutzung und erhöhter Rentabilität führt. Auf der anderen Seite kann eine schlecht implementierte oder genutzte Auftragserfassung zu Fehlern, Kundenunzufriedenheit und ineffizienter Ressourcennutzung führen. Entscheidend sind eindeutige Prozesseigentümer, sauber gepflegte Stammdaten und ein kontinuierliches Monitoring relevanter Kennzahlen.

• Vorteile: höhere Datenqualität, verlässliche Terminierung, geringere Makulatur, bessere Transparenz, schnellere Reaktionsfähigkeit bei Änderungen, strukturierte Rückverfolgbarkeit
• Herausforderungen: initialer Implementierungsaufwand, Schulungsbedarf, Schnittstellenkomplexität, Risiko unvollständiger Stammdaten, heterogene Datenquellen
• Gegenmaßnahmen: klare Prozessverantwortung, kontinuierliche Stammdatenpflege, Monitoring von Kennzahlen, iterative Prozessverbesserung, Templates und Regelwerke für Felddefinitionen

Schlussfolgerung

Letztlich lässt sich sagen, dass die Auftragserfassung eine bedeutende Rolle in der Wellpappen-Verpackungsbranche spielt. Durch den optimierten Workflow konnten Unternehmen wie Wellstar-Packaging GmbH ihre Effizienz und Kundenzufriedenheit erheblich steigern. Dabei spielt die korrekte Implementierung und Anwendung moderner technologiebasierter Systeme eine Schlüsselrolle. Trotz vereinzelter Nachteile überwiegen die Vorteile, weshalb die Auftragserfassung einen festen Bestandteil in erfolgreichen Unternehmen bildet. Kontinuierliche Verbesserung, belastbare Stammdaten und klare Verantwortlichkeiten sichern langfristig stabile Prozesse und reproduzierbare Qualität.

Zusammenfassung:

• Die Auftragserfassung ist der erste Schritt im Produktionsprozess von Verpackungen aus Wellpappe, bei dem alle relevanten Kundeninformationen und Details zum gewünschten Produkt erfasst werden.
• Sie umfasst die Erstellung von Arbeitspapieren und Lieferscheinen, die genaue Spezifikation von Produktanforderungen, wie Größe, Form und Art der zu verwendenden Wellpappe.
• Durch eine genaue Auftragserfassung lassen sich Fehlproduktionen und daraus resultierende Kosten für das Unternehmen minimieren.
• Vollständige, valide Daten sind Voraussetzung für belastbare Terminierung, Materialdisposition und rüstoptimierte Fertigungsreihenfolgen.
• Digitale Systeme unterstützen mit Regeln, Workflows, Versionierung und Echtzeit-Tracking den gesamten Auftragslebenszyklus.
• Transparente Statusmeldungen und dokumentierte Änderungen erleichtern Qualitätssicherung, Reklamationsbearbeitung und Nachverfolgbarkeit.
• Klare Felddefinitionen (z. B. Innen-/Außenmaß, Materialqualität, Druckfreigabe) und saubere Stammdaten sind Grundlage für reproduzierbare Ergebnisse.
• Praxisgerechte Checklisten, standardisierte Spezifikationsblätter und regelmäßige Audits stabilisieren den End-to-End-Prozess.