Bestellabwicklung

Die effektive Bestellabwicklung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens, insbesondere für solche, die in der Wellpappe-Verpackungsindustrie tätig sind. Eine nahtlose, transparente und effiziente Bestellabwicklung kann dazu beitragen, Kundenbeziehungen zu stärken, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Bestände zu optimieren und die Produktivität in der gesamten Prozesskette messbar zu erhöhen.

Sie umfasst alle Schritte vom Auftragseingang bis zur Zustellung und spiegelt die Leistungsfähigkeit der gesamten Prozesskette wider. Entscheidend sind Transparenz, Termintreue, Fehlerfreiheit sowie die Fähigkeit, sowohl Standardartikel als auch kundenspezifische Zuschnitte zuverlässig zu disponieren, zu fertigen und zu versenden. Ergänzend gehören Kapazitätsabgleich, Qualitätsprüfungen, Packprozesse, Warenausgangskontrollen, Sendungs-Tracking und eine strukturierte Retourenbearbeitung zur vollständigen Bestellabwicklung im Bereich Wellpappe-Verpackungen.

Definition: Was versteht man unter Bestellabwicklung?

Unter der Bestellabwicklung versteht man den Prozess, der mit dem Eingang einer Kundenbestellung beginnt und erst endet, wenn der Kunde das bestellte Produkt in den Händen hält. Dieser Ablauf umfasst mehrere Schritte, einschließlich der Auftragsannahme, -bearbeitung, -verpackung und -versand sowie des Kundenservice (Customer Support). Je nach Anforderung kommen zudem Bonitäts- oder Freigabeprüfungen, Prüfpläne für Verpackungseigenschaften, Zoll- und Exportdokumentation, Lieferavis sowie eine strukturierte Nachbearbeitung (Reklamationen, Retouren, Gutschriften) hinzu. Ziel ist eine konsistente, belastbare Auftragsabwicklung mit klaren Zuständigkeiten, definierten Schnittstellen und eindeutigen Qualitätskriterien.

Teilprozesse im Überblick

1. Auftragserfassung: Eingang über Webshop, EDI, E-Mail oder Telefon; formale und inhaltliche Prüfung, Bestätigung des Eingangs. Ergänzend: Dublettenprüfung, Zuordnung zu Kundenkonditionen, Klärung unvollständiger Angaben (z. B. Druckfreigaben, Lieferadresse, Abrufpläne) und Festlegung der Priorität.
2. Plausibilitäts- und Verfügbarkeitsprüfung: Abgleich von Artikelnummern, Maßen, Druckdaten, Mengen und gewünschtem Liefertermin; ATP-/CTP-Prüfung (Available/Capable to Promise). Zusätzlich: Stücklistenabgleich, Mindest- und Losmengen, Prüfen von Alternativqualitäten, Sicherheitsbeständen und saisonalen Kapazitätsfenstern.
3. Disposition und Produktionsplanung: Zuordnung zu Fertigungslinien, Berücksichtigung von Rüstzeiten, Materialbedarf, Druckbildern und geplanten Durchlaufzeiten. Einschließlich Reihenfolgeplanung, Reservierung von Rohpapieren, Synchronisation von Druck, Zuschnitt und Klebung sowie Terminierung von Warenausgang und Abholung.
4. Materialbereitstellung und Kommissionierung: Entnahme von Rohpapieren, Zuschnitten oder vorkonfigurierten Kartonagen; eindeutige Kennzeichnung per Barcode oder RFID. Hinzu kommen qualitätsgesicherte Entnahmeprozesse, Chargenrückverfolgbarkeit, First-Expired-First-Out/First-In-First-Out-Regeln und prüfbare Pick-Quittierungen.
5. Verpacken und Bereitstellen zum Versand: Sicheres Bündeln, Etikettierung, Erstellung der Versanddokumente und Übergabe an die Logistik. Zusätzlich: Zwischenlagen und Kantenschutz, definierte Palettenhöhen, Ladungssicherung, Etikettstandards und visuelle Endkontrollen zur Fehlerprävention.
6. Transport und Zustellung: Sendungsverfolgung, Terminlieferung, Handling von Teillieferungen und Zustellnachweisen. Inklusive Zeitfenstermanagement, Avisierung, Temperatur- und Feuchtigkeitsanforderungen je nach Produkt sowie Dokumentation von Abweichungen.
7. Rechnungsstellung und After-Sales: Rechnungsversand, Klärfallbearbeitung, Reklamations- und Retourenmanagement inklusive Ursachenanalyse. Ergänzend: Performance-Feedback, Auswertung von Kennzahlen (z. B. OTIF) und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen.

Die Rolle der Bestellabwicklung im Bereich Wellpappe-Verpackungen

Aufgrund der besonderen Eigenschaften von Wellpappe als Verpackungsmaterial spielt die Bestellabwicklung im Bereich der Wellpappe-Verpackungen eine besonders wichtige Rolle. So müssen sowohl bei der Produktion als auch beim Versand der Wellpappe-Verpackungen spezielle Aspekte berücksichtigt werden, die den Prozess der Bestellabwicklung beeinflussen können. Beispielsweise erfordert der Versand von Wellpappe-Verpackungen eine sorgfältige Handhabung, um Beschädigungen oder Verschmutzungen zu vermeiden. Darüber hinaus müssen Unternehmen, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, gewährleisten, dass die Auftragsabwicklung zeitnah, fehlerarm und effizient erfolgt. Dazu zählen auch geeignete Klimabedingungen in Lager und Transport, die Vermeidung von Quetsch- und Feuchteschäden sowie klar definierte Prüfpläne für Maßhaltigkeit, Kantenstauchwiderstand und Oberflächenqualität.

Besonders relevant sind die korrekte Lager- und Fertigungsdisposition (z. B. feuchteempfindliche Materialien), eine saubere und staubarme Bereitstellung, die Vermeidung von Verwechslungen bei Druckbildern sowie eine transportsichere Palettierung. Wer mit Standardformaten arbeitet, kann auf viele standardisierte Verpackungen direkt ab Lager zurückgreifen, während bei kundenspezifischen Aufträgen die präzise Koordination von Druck, Zuschnitt, Klebung und Terminversand im Vordergrund steht. Für beide Szenarien sind dokumentierte Freigaben (z. B. Druck- und Farbmuster), codierte Auftragskennzeichnung und eindeutige Packvorschriften hilfreich, um die Prozesssicherheit zu erhöhen.

• Qualitätsrelevanz: Kantenschutz, Stapelfestigkeit und Oberflächenschutz müssen bis zur Zustellung gewährleistet sein. Prüflose, Sichtkontrollen und definierte Akzeptanzkriterien reduzieren Reklamationen und Nacharbeit.
• Termintreue: Just-in-Time-Abrufe erfordern belastbare Produktions- und Versandfenster sowie klare Eskalationspfade. Ein proaktives Ausnahmenmanagement (z. B. bei Materialengpässen) sichert zugesagte Liefertermine ab.
• Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Dokumentation von Auftragsdaten, Chargen und Prüfungen unterstützt Reklamationsprävention und -bearbeitung. Digitale Rückverfolgbarkeit erleichtert Ursachenanalysen und kontinuierliche Verbesserungen.

Einsatz von Technologie zur Optimierung der Bestellabwicklung

Die Anwendung moderner Technologien kann helfen, die Effizienz der Bestellabwicklung zu verbessern und Fehler zu minimieren. Hierbei kann etwa ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System eingebunden werden, das eine integrierte Verwaltung aller Geschäftsprozesse ermöglicht. Ebenfalls hilfreich können auch Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-Systeme sein, da durch sie die Kundeninformationen zentral erfasst und analysiert werden können. Hierdurch können die Bedürfnisse der Kunden besser verstanden, Kapazitätsprognosen verbessert und Lieferzusagen belastbarer gestaltet werden. Ergänzend steigern Manufacturing-Execution-Systeme (MES), Planungsalgorithmen, Schnittstellen über APIs sowie automatisierte Benachrichtigungen die Prozessgeschwindigkeit.

Systeme und Automatisierung im Zusammenspiel

• ERP: Zentrale Stammdatenpflege, Preisfindung, Terminierung, Rechnungswesen. Integration von Verfügbarkeitsprüfungen, Auftragsfreigaben und Finanzprozessen.
• WMS (Lagerverwaltung): Bestandsführung, beleglose Kommissionierung, Wegeoptimierung, Inventur. Unterstützung von Chargen- und Seriennummern sowie FEFO/FIFO-Regeln.
• TMS (Transportmanagement): Tourenplanung, Frachtkosten, Zeitfenstermanagement, Label-/Dokumentenerzeugung. Tracking-Informationen und Zustellbelege fließen zurück in die Auftragsakte.
• EDI-Integration: Automatisierter Austausch von Aufträgen, Avisen und Statusmeldungen. Reduziert Medienbrüche, beschleunigt Prüfungen und erhöht Datenkonsistenz.
• Scanning und Identifikation: Barcodes/RFID reduzieren Pickfehler und ermöglichen Echtzeit-Tracking. Mobile Endgeräte verbessern Quittierungen, Transparenz und Prozessgeschwindigkeit.

Prozesssicherheit durch Datenqualität

• Stammdatenpflege: Eindeutige Artikelnummern, Maße, Materialqualitäten, Druckinformationen, Verpackungseinheiten. Regelmäßige Bereinigung, Versionierung und Freigabeworkflows erhöhen Verlässlichkeit.
• Validierungen: Automatisierte Prüfregeln für Mindestmengen, Terminfenster und Plausibilitäten. Eskalationen bei Konflikten (z. B. Kapazität vs. Wunschliefertermin) verhindern Fehllauf.
• Transparenz: Status-Updates, voraussichtliche Liefertermine, Ausnahmenmanagement mit klaren Alerts. Dashboards und Ereignisbenachrichtigungen unterstützen Steuerung und Priorisierung.

Kennzahlen und Messgrößen in der Bestellabwicklung

Zur objektiven Bewertung der Bestellabwicklung im Bereich Wellpappe-Verpackungen sind messbare Kennzahlen sinnvoll. Sie ermöglichen Steuerung, Benchmarking und kontinuierliche Verbesserung. Typische Messgrößen sind:

• OTIF (On Time In Full): Anteil pünktlicher und vollständiger Lieferungen am Gesamtvolumen; differenziert nach Standardartikeln und kundenspezifischen Zuschnitten.
• Durchlaufzeit: Zeitspanne vom Auftragseingang bis zur Zustellung; aufgeteilt in Warte-, Rüst-, Fertigungs- und Versandanteile.
• Pick-Accuracy: Kommissioniergenauigkeit je Auftrag/Position; reduziert Fehllieferungen und Nachsendungen.
• First Pass Yield: Anteil fehlerfrei durchlaufener Aufträge ohne Nacharbeit; relevant bei Druck- und Klebeprozessen.
• Retourenquote: Anteil der Rücksendungen, kategorisiert nach Ursachen (Transportschaden, Maßabweichung, Druckfehler).
• Bestandsreichweite: Tage/Perioden für Rohpapiere und standardisierte Kartonagen; Grundlage für dispositive Entscheidungen.

Schnittstellen zu Einkauf, Vertrieb und Qualität

Die Bestellabwicklung ist eine Querschnittsfunktion zwischen Vertrieb, Disposition, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik und Finanzen. Klare Übergabepunkte und definierte Verantwortlichkeiten verhindern Informationsverluste. Relevante Schnittstellen sind:

• Vertrieb: Klärung von Spezifikationen, Druckfreigaben, Lieferkonditionen und Abrufplänen; Pflege von Kundenvorgaben (z. B. Etiketten, Packvorschriften).
• Einkauf/Disposition: Materialverfügbarkeit, Alternativqualitäten und Sicherheitsbestände; Steuerung von Lieferanten-Lead-Times und Rahmenverträgen.
• Qualität: Prüfpläne, Warenausgangskontrollen, Reklamationsanalysen und Präventionsmaßnahmen.
• Logistik: Ladehilfsmittel, Palettenaufbau, Ladungssicherung, Zeitfenster und Zustellnachweise.

Häufige Fehlerquellen und Prävention

Typische Ursachen für Störungen in der Bestellabwicklung von Wellpappe-Verpackungen sind unvollständige oder veraltete Stammdaten, unklare Druckstände, fehlende Freigaben, Kapazitätskonflikte sowie unpräzise Pack- und Versandvorschriften. Präventiv wirken standardisierte Checklisten, eindeutige Artikel- und Druckbildkennzeichnung, visuelle Kontrollen, systemgestützte Prüfregeln und ein dokumentiertes Ausnahmenmanagement mit klaren Eskalationsstufen.

Praxisnahe Checkliste für Wellpappe-Bestellabwicklung

• Vor Auftrag: Spezifikation prüfen (Maße, Qualität, Druck), Freigaben dokumentieren, Terminwunsch validieren.
• Während der Bearbeitung: ATP/CTP, Reihenfolgeplanung, Materialreservierung, Rückverfolgbarkeit sicherstellen.
• Vor Versand: Palettenschema, Etiketten, Ladungssicherung, Warenausgangsprüfung, Lieferavis.
• Nach Zustellung: Zustellnachweis, Feedback, Kennzahlenupdate, Reklamations- und Retourenprozess.

Vor- und Nachteile der Bestellabwicklung

Die Vorteile einer effektiven Bestellabwicklung in Unternehmen, die Wellpappe-Verpackungen herstellen, liegen auf der Hand. Durch eine reibungslose Auftragsabwicklung kann die Kundenzufriedenheit erhöht und gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen gesteigert werden. Dabei sorgen automatisierte Prozesse dafür, dass Fehler vermieden und Auftragsspitzen besser bewältigt werden können. Allerdings gibt es auch einige Herausforderungen, die es zu bedenken gibt. So kann beispielsweise die Einführung neuer Technologien zur Unterstützung der Auftragsabwicklung anfänglich hohe Kosten verursachen. Darüber hinaus erfordert eine erfolgreiche Auftragsabwicklung auch ein gewisses Maß an Koordination und Überwachung, um sicherzustellen, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren. Ergänzend ist bei Wellpappe-Verpackungen die konsequente Einhaltung von Umwelt- und Handhabungsvorgaben (Klimabedingungen, Feuchteschutz, Palettenstabilität) ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

• Vorteile: Höhere Termintreue, geringere Fehlerraten, bessere Auslastung der Ressourcen, transparente Kommunikation. Zusätzlich: schnellere Reklamationsklärung durch lückenlose Dokumentation und belastbare Rückverfolgbarkeit.
• Herausforderungen: Komplexität durch Variantenvielfalt, initiale Investitionen in Systeme, Schulungsbedarf und laufende Prozesspflege. Auch bereichsübergreifende Abstimmung und klare Verantwortlichkeiten sind kontinuierlich sicherzustellen.
• Risikofaktoren: Unvollständige Stammdaten, Kapazitätsengpässe, unklare Verantwortlichkeiten oder unzureichende Qualitätsprüfungen. Externe Faktoren wie Rohstoffverfügbarkeit und Transportkapazitäten verstärken diese Risiken.
• Gegenmaßnahmen: Standardisierte Workflows, klare Checklisten, kontinuierliche Verbesserung, belastbare KPIs (z. B. Durchlaufzeit, OTIF, Pick-Accuracy). Regelmäßige Audits, Lessons Learned und präventive Wartungs- und Rüststrategien stabilisieren die Prozessleistung.

Zusammenfassung:

• Die Bestellabwicklung beginnt, sobald ein Kunde seine Auswahl getroffen hat, zum Beispiel für spezielle Verpackungen aus Wellpappe, und diese in den Warenkorb gelegt hat. Es folgt die Überprüfung der Bestelldaten und die Auswahl der Zahlungsmethode. Ergänzend werden Spezifikationen und Freigaben geprüft, damit Fertigung und Versand ohne Verzögerungen starten können.
• Im nächsten Schritt wird die Bestellung an das Unternehmen weitergeleitet. Hier erfolgt die Bearbeitung bezüglich Verfügbarkeit, Produktionszeit und Lieferung der Wellpappe-Verpackungen, um den vorgegebenen Liefertermin einzuhalten. Disposition, Reihenfolgeplanung und Materialreservierung sichern die Einhaltung der zugesagten Zeitfenster ab.
• Zum Schluss organisiert das Unternehmen die Auslieferung des Produkts an den Kunden. Dabei berücksichtigt es die gewählte Lieferadresse und den Liefertag. Der Kunde erhält zudem eine Rückmeldung über den Status seiner Bestellung. Dokumentierte Warenausgangskontrollen, Ladungssicherung und Zustellnachweise runden den Prozess ab.
• Zusatzschritte im Prozess: Bestellbestätigung mit zugesagtem Termin, Fertigungsfreigabe, Qualitätssicherung vor Warenausgang, Übergabe an den Transportdienst, Sendungsverfolgung und strukturierte Bearbeitung möglicher Retouren. Die Auswertung relevanter Kennzahlen dient der kontinuierlichen Optimierung.