Bestellmanagement

Beim Thema Wellpappe denken viele sofort an Verpackungen und Schutz für Produkte. Doch hinter einer effizienten Nutzung von Wellpappe steckt mehr, darunter eine entscheidende Komponente: das Management der Bestellungen oder auf professionelle Weise ausgedrückt, das System des Bestellablaufs. In der Wellpappenindustrie handelt es sich dabei um eine Reihe von Prozessen und Abläufen, die von der ersten Kundenanfrage bis zur Auslieferung des Produkts reichen. Dazu gehören die strukturierte Erfassung von Anforderungen, die technische Klärung, die Planung und Steuerung der Produktion, die Lager- und Versandlogistik sowie die nachgelagerten Serviceprozesse inklusive Reklamationsmanagement. Ein sauber definiertes, messbares und digital unterstütztes System ermöglicht niedrige Durchlaufzeiten, stabile Qualität und eine verlässliche Terminierung.

Darüber hinaus verknüpft ein professionelles System des Bestellablaufs sämtliche Beteiligte der Lieferkette – von der Papierdisposition über die Wellpappenfertigung bis zur Kommissionierung – in einem konsistenten Informationsfluss. Klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Arbeitsanweisungen und belastbare Datenqualität reduzieren Rückfragen, verhindern Medienbrüche und unterstützen eine reproduzierbare Auftragsabwicklung. So wird aus einer reinen Abfolge von Tätigkeiten ein ganzheitlicher End-to-End-Prozess, der sowohl individuelle Anforderungen als auch Standardbedarfe abbildet.

Definition: Was versteht man unter einem System des Bestellablaufs?

Bestellprozess-Managementsysteme sind grundlegend für die Organisation von Unternehmen, die mit Wellpappe arbeiten. Sie ermöglichen die schnelle und effiziente Bearbeitung einer Bestellung im jeweiligen System. Es handelt sich dabei um den kompletten Zyklus, angefangen von der Bestellung, gefolgt von der Produktion und dem Lieferprozess, bis hin zur Bezahlung und ggf. Retoure. Nicht zu vergessen sind dabei auch die Punkte Kundenservice und Reklamationsbearbeitung.

Unter einem System des Bestellablaufs versteht man die Gesamtheit aller Regeln, Daten, Rollen, IT-Werkzeuge und physischen Abläufe, die eine Anfrage in einen lieferfähigen Auftrag überführen. Das umfasst u. a. die Pflege von Stammdaten (Materialien, Wellenprofile, Grammaturen, Layouts), die Angebots- und Preislogik, die Auswahl von Fertigungsrouten, die Kapazitäts- und Materialdisposition, die Kommissionierung sowie die Versandabwicklung. Ein solches System bildet sowohl Make-to-Order- als auch Standardartikel-Prozesse ab, unterstützt verschiedene Auftragstypen (Neuanlage, Nachbestellung, Termin- oder Rahmenauftrag) und sorgt für Rückverfolgbarkeit über den gesamten Lebenszyklus.

Zum Funktionsumfang zählen außerdem Workflow- und Regelwerke (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Freigabezyklen, Eskalationspfade), Versionierung von Spezifikationen, Änderungsstände sowie Audit-Trails für Nachweiszwecke. Durch Schnittstellen zu ERP, Produktionsplanung und Lagerverwaltung wird die Datenkonsistenz gesichert, während Ereignisprotokolle den Auftragsstatus entlang der Wertschöpfung transparent machen.

Die Bedeutung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der Bestellungen in der Wellpappenindustrie

Das richtige Bestellmanagement-System kann den Erfolg in der Wellpappenindustrie enorm beeinflussen. Effizientes Bestellmanagement führt zu einem glatten Arbeitsfluss, reduziert Wartezeiten und verbessert den Kundenservice. Eine gute Bestellprozessorganisation kann dazu führen, dass Wellpappeprodukte schneller und mit weniger Aufwand auf den Markt gebracht werden können. In Folge dessen bedeutet dies einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Besonders relevant sind dabei Faktoren wie Rüstzeiten, Ausschussquoten, Materialverfügbarkeit und Termintreue. Ein klar definierter Ablauf reduziert Fehlmengen, minimiert Doppelarbeiten, hilft Engpässe früh zu erkennen und stabilisiert die Lieferperformance. Zudem stärkt er die Transparenz für interne und externe Stakeholder durch verlässliche Statusinformationen (z. B. zur Auftragsfreigabe, Fertigungsstart, Kommissionierung und Auslieferung). Das Ergebnis sind konsistente Qualitätsstandards, eine bessere Planbarkeit von Kapazitäten und eine höhere Verlässlichkeit über alle Prozessschritte hinweg.

Ergänzend trägt ein stringentes Bestellmanagement zur Einhaltung von Spezifikationen, Normen und Nachhaltigkeitszielen bei: Papierqualitäten, Recyclinganteile, Feuchtigkeitsmanagement, Verpackungsdichte und Palettenkonzepte lassen sich gezielt steuern und dokumentieren. So werden Produktionsschwankungen reduziert, Transportauslastungen optimiert und die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten vereinfacht.

Aufbau eines optimalen Systems zur Bearbeitung von Bestellungen

Optimales Bestellmanagement beginnt mit der Auswahl der richtigen Software und Systeme. Sie sollte folgende Aspekte umfassen: Lagerverwaltung für das effiziente Management der Bestände, eine schnelle und effektive Abwicklung von Bestellungen, die Integration von Kundenbeziehungsmanagement für einen erstklassigen Kundenservice und natürlich die entsprechenden Reportingfunktionen, um den gesamten Prozess kontrollieren und optimieren zu können. Zugleich sollte das System Möglichkeiten zur Anpassung und Skalierbarkeit bieten, um auf Veränderungen und Wachstum reagieren zu können.

Ergänzend bewährt sich ein modularer Aufbau mit klaren Schnittstellen zu ERP, Produktionsplanung, Qualitätswesen und Versandlogistik. Wichtige Bausteine sind:

• Stammdatenqualität: konsistente Material-, Artikel- und Kundendaten als Grundlage für fehlerfreie Auftragsanlage.
• Produktkonfiguration: regelbasierte Erfassung von Wellenarten, Layouts, Druckbildern, Klebungen und Toleranzen.
• Verfügbarkeits- und Kapazitätsprüfung: automatische Prüfung von Material und Maschinenfenstern bei Auftragseingang.
• Integrationen: digitale Schnittstellen (z. B. EDI oder API) zur schnellen und fehlerarmen Übertragung von Bestell- und Lieferdaten.
• Transparenz und Monitoring: Dashboards für Status, Durchlaufzeiten, Engpässe und Reklamationsquoten.
• Rollen- und Rechtekonzept: definierte Verantwortlichkeiten, Vier-Augen-Freigaben und Audit-Trails.

Darüber hinaus sind Test- und Schulungskonzepte (Sandboxes, Pilotläufe) sowie klare Datenpflege-Prozesse entscheidend. Versionierte Arbeitsanweisungen, definierte Eskalationswege und regelmäßige Review-Zyklen stellen sicher, dass die Systemlogik mit der realen Auftragsabwicklung übereinstimmt. Ein Fallback-Plan bei Systemstörungen (z. B. Notfallprozesse, Priorisierung kritischer Aufträge) verhindert Verzögerungen in der Lieferkette.

Phasen des Bestellablaufs im Überblick

Anfrage und Angebot

Die Erfassung der Kundenanforderung beinhaltet Zieltermin, benötigte Menge, Qualitätsspezifikationen, Druckanforderungen und Vorgaben zur Logistik. Ein Angebot wird auf Basis von Material-, Prozess- und Transportkosten sowie definierten Serviceleveln erstellt.

Für wiederkehrende Bedarfe sind Preisstaffeln, Mindestlosgrößen und Rahmenvereinbarungen üblich. Bei Standardartikeln können zusätzlich vorkonfigurierte Spezifikationen die Angebotszeit verkürzen; in einigen Fällen sind standardisierte Verpackungen, auf Lager sofort verfügbar, was die Verfügbarkeit im Bestellablauf unterstützt.

Technische Klärung

In dieser Phase werden Spezifikationen validiert: Wellensorte, Materialqualitäten, Druck- und Klebevorgaben, Toleranzen und Packhilfen. Ebenso werden Maße, Tragfähigkeit und Packdichte abgestimmt. Nützlich sind Referenzen und Guidelines, beispielsweise mehr zur korrekten Angabe von Abmessungen, um Missverständnisse zu vermeiden und eine konsistente Auslegung sicherzustellen.

Zusätzlich werden Rilllinien, Stanzkonturen, Falt- und Klebelaschen, FEFCO-Codes, Palettierungsschemata sowie Etikettenstandards festgelegt. Frühzeitige Machbarkeitsprüfungen (z. B. BCT/ECT-Anforderungen, Feuchtigkeitsverhalten, Druckfarben-Kompatibilität) vermeiden spätere Änderungen.

Auftragsanlage und Freigabe

Nach Klärung aller Parameter erfolgt die formale Auftragsanlage mit automatisierten Prüfungen (Plausibilitäten, Materialverfügbarkeit, Terminierung). Freigaben sichern Änderungen ab und dokumentieren Verantwortlichkeiten.

Wesentlich sind Änderungsstände, Versionskennzeichen und Sperrlogiken für veraltete Spezifikationen. Automatische Prüfregeln (Pflichtfelder, Nummernkreise, Dublettenprüfung) und ein definierter Freigabe-Workflow erhöhen die Datenqualität und Nachvollziehbarkeit.

Material- und Kapazitätsdisposition

Papierqualitäten, Klebstoffe und Druckmittel werden disponiert. Parallel wird die Maschinenbelegung abgestimmt, um Rüstzeiten zu minimieren und Laufweiten zu optimieren. Prognosen und Wiederbestellvorschläge stützen die Verfügbarkeit.

Finite- und Infinite-Capacity-Simulationen, Sicherheitsbestände, Mindesthaltbarkeiten von Hilfsstoffen sowie Lieferantenleistungsdaten (z. B. Termintreue, Losgrößenflexibilität) fließen in die Entscheidung ein. So lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und alternative Beschaffungs- oder Produktionspfade aktivieren.

Produktionsfeinplanung

Die Reihenfolgeplanung berücksichtigt Liefertermine, Bahnbreiten, Schnittmuster und technische Einschränkungen. Ziel sind kurze Durchlaufzeiten, minimale Umrüstungen und ein stabiler Materialfluss.

Typische Strategien sind das Clustern nach Wellenprofil, Bahnbreite, Druckwerk oder Stanzform, die Bildung von Sammelaufträgen und die Synchronisation von Vor- und Nachstufen. Visualisierte Plantafeln und simulative Szenarien (Was-wäre-wenn) unterstützen die Entscheidungsfindung.

Herstellung und Inprozesskontrollen

Während der Fertigung werden Qualitätsmerkmale überwacht (z. B. Klebung, Druckbild, Kantenfestigkeit). Abweichungen lösen definierte Korrekturprozesse aus, um Ausschuss zu begrenzen.

Weitere Prüfungen betreffen Feuchtegehalt, Planlage, Ritz- und Rillqualität, Farbdeckung sowie Maßhaltigkeit. SPC-Auswertungen, Prüfpläne und Freigabestichproben sichern reproduzierbare Ergebnisse über den gesamten Loslauf.

Kommissionierung, Versand und Dokumentation

Auftragskonforme Bündelung, Etikettierung, Lieferschein- und Begleitdokumente werden erstellt. Eine eindeutige Zuordnung pro Auftrag ermöglicht Rückverfolgbarkeit und eine geordnete Auslieferung.

Pick-Strategien (z. B. FIFO/FEFO), Ladungssicherung, Lademittelverwaltung, Palettenkennzeichnung und Versandavis spielen eine zentrale Rolle. Digitale Packlisten, Seriennummern- oder Chargenbezüge vereinfachen die Zuordnung und die spätere Reklamationsbearbeitung.

Auslieferung, Faktura und Service

Sendungsverfolgung, Lieferavis und Rechnungserstellung schließen den Primärprozess ab. Nach der Lieferung werden Feedbacks, Reklamationen und Retouren strukturiert behandelt, um Ursachen zu analysieren und Korrekturmaßnahmen umzusetzen.

Elektronische Rechnungsformate, Zahlungs- und Kreditlimitprüfungen sowie Gutschriftverfahren sorgen für einen sauberen Abschluss. Service-Tickets, Ursachenanalysen und Maßnahmenverfolgung fließen wiederum in die kontinuierliche Verbesserung des gesamten Bestellablaufs ein.

Nachkalkulation und Controlling

Plan-Ist-Vergleiche zu Materialverbrauch, Rüst- und Laufzeiten, Ausschuss und Transportkosten liefern die Basis für eine belastbare Nachkalkulation. Erkenntnisse daraus werden zur Anpassung von Preislogiken, Losgrößen und Prozessparametern genutzt.

Vor- und Nachteile eines optimalen Systems zur Bearbeitung von Bestellungen

Da gibt es mehrere zu berücksichtigen. Auf der Vorteilsseite steht die Verbesserung der Effizienz durch automatisierte Prozesse und die Minimierung manueller Aufgaben. Das führt zu einer verkürzten Zeit von der Bestellung bis zur Auslieferung und dadurch zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit. Andererseits erfordert die Implementierung eines solchen Systems eine erhebliche Vorabinvestition. Fehlende Informatikkenntnisse können zudem zu Schwierigkeiten bei der Handhabung führen. Bei der Einführung eines neuen Systems kann es außerdem zu Widerstand seitens der Mitarbeiter kommen und möglicherweise sind Schulungen notwendig.

Weitere Aspekte:

• Transparenz: Einheitliche Datenlage reduziert Rückfragen und erhöht die Prognosegüte.
• Skalierbarkeit: Strukturierte Abläufe lassen sich auf wachsende Mengen übertragen.
• Change-Management: Standardisierung verlangt Disziplin, klare Verantwortlichkeiten und Schulungskonzepte.
• Kontinuität: Regelmäßige Reviews und Anpassungen sichern die Aktualität der Prozessregeln.
• Risiko- und Ausfallsicherheit: redundante Systeme, Backups und Notfallprozesse verringern Abhängigkeiten und sichern die Lieferfähigkeit ab.
• Datenqualität und Governance: definierte Eigentümerschaften (Data Owner), Freigabeprozesse und Qualitätsmetriken stabilisieren die Auftragsanlage.

Entscheidende Komponenten eines gut funktionierenden Bestellprozesssystems

Ein entscheidender Teil eines gut funktionierenden Bestellprozesssystems ist die Lagerverwaltungssoftware, mit deren Hilfe das Inventar verfolgt und bestellt werden kann. Dadurch bleiben sowohl Überbestände als auch Produktionsausfälle aufgrund von Materialmangel so gering wie möglich. Ebenso wichtig sind robuste Ordermanagement-Systeme, mit denen sowohl der Kundenservice als auch die Warenbestellung und -lieferung reibungslos ablaufen.

Ergänzend zählen zu den Kernkomponenten:

• Order-Management (OMS): zentrale Steuerung von Auftragseingang, Status, Änderungen und Freigaben.
• Advanced Planning: Feinplanung mit Kapazitäts- und Terminsimulation, Engpasssteuerung.
• Qualitätsmanagement: Prüfpläne, Prüfmittelverwaltung, Reklamations- und Maßnahmenverfolgung.
• Business Intelligence: Berichte, Kennzahlen, Alarme und Ursachenanalysen.
• Dokumentenmanagement: Versionierung von Spezifikationen, Zeichnungen, Druckfreigaben und Prüfprotokollen.

Hinzu kommen Messaging- und EDI-Funktionen für eine stabile Kommunikation (z. B. Auftrags-, Liefer- und Rechnungsdaten), ein regelbasiertes Benachrichtigungssystem sowie ein Berechtigungskonzept mit Protokollierung. Ein zentrales Stammdaten-Repository und klar definierte Schnittstellenverträge (APIs) verhindern Inkonsistenzen in der Auftragsabwicklung.

Kennzahlen und Monitoring im Bestellablauf

Zur Steuerung des Systems sind Kennzahlen und klare Zielwerte hilfreich. Typische Messgrößen sind:

• Durchlaufzeit vom Auftragseingang bis zur Auslieferung.
• Termintreue gemessen am Anteil pünktlicher Lieferungen.
• Bestandsreichweite für kritische Materialien.
• Servicegrad und Erfüllungsquote pro Kundenauftrag.
• Reklamationsquote und Zeit bis zur Ursachenanalyse.
• Plan-Ist-Abweichungen bei Mengen, Zeiten und Kosten.
• OTIF/OTD (On Time In Full/On Time Delivery) als kombinierte Liefer- und Mengentreue.
• Rüstzeiten je Auftrag und Auslastung der Engpassressourcen.
• Papierausnutzung und Ausschussanteil entlang der Prozesskette.

Ein kontinuierliches Monitoring mit Schwellenwerten, Warnhinweisen und Ursachenanalysen ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung. Regelmäßige Review-Meetings, Heatmaps zu Engpässen und Maßnahmenlisten fördern die nachhaltige Verbesserung.

Risikofelder und Prävention

Häufige Fehlerquellen liegen in unvollständigen Stammdaten, unklaren Spezifikationen, verspäteter Disposition oder mangelnder Kommunikation. Präventiv wirken:

• Pflichtfelder und Validierungen bei der Auftragsanlage.
• Standardisierte Vorlagen für Spezifikationen und Freigaben.
• Frühwarnsysteme bei Kapazitäts- und Materialengpässen.
• Regelmäßige Prozess-Audits sowie Schulung und Dokumentation.
• Medienbruchfreie Prozesse durch durchgängige digitale Belege und klare Verantwortlichkeiten.
• IT-Sicherheit mit Rollenprinzip, Protokollierung und gesicherten Schnittstellen zur Minimierung von Ausfall- und Manipulationsrisiken.

Fazit - Das Bestellmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg in der Wellpappenindustrie

In der heutigen Geschäftswelt kann ein effizientes Bestellmanagement-System den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Es ermöglicht Unternehmen in der Wellpappenindustrie, ihre Operationen zu rationalisieren, Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern. Es ist jedoch wichtig, das richtige System für die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens zu wählen und dabei sowohl die vorhandene Infrastruktur als auch die Belegschaft einzubeziehen, um sicherzustellen, dass das implementierte System optimal genutzt wird.

Ein praxistaugliches System kombiniert saubere Daten, klar definierte Rollen, integrierte IT-Werkzeuge und ein kontinuierliches Monitoring. So entsteht ein belastbarer Ablauf von der Anfrage über die Fertigung bis zur Auslieferung, inklusive strukturierter Nachbearbeitung bei Reklamationen. Entscheidend ist die stetige Weiterentwicklung auf Basis von Kennzahlen und Feedback.

Langfristig zahlt sich die kontinuierliche Verbesserung aus: definierte Standards, belastbare Prozessparameter und transparente Kennzahlen verringern Variabilität, erhöhen die Liefersicherheit und stärken die Reproduzierbarkeit von Qualität – über alle Schritte der Auftragsabwicklung hinweg.

Zusammenfassung:

• Bestellmanagement bezeichnet die effektive Organisation von Kundenbestellungen, speziell in Bezug auf Verpackungen aus Wellpappe, um eine zuverlässige Lieferung sicherzustellen.
• Es kann helfen, die Nachfrage nach Wellpappeverpackungen präzise zu verwalten, Lagerbestände zu kontrollieren und mögliche Engpässe zu verhindern.
• Durch ein effizientes Bestellmanagement können Unternehmen, die Verpackungen aus Wellpappe suchen, ihre Kundenanforderungen besser vorhersagen und ihre Produktionsprozesse optimieren, was letztlich zu höheren Kundenzufriedenheit und Erfolg führt.
• Ein strukturiertes System des Bestellablaufs umfasst definierte Phasen von der Anfrage bis zur Retoure, gestützt durch klare Regeln, Datenqualität und integrierte Software.
• Wesentliche Erfolgsfaktoren sind Transparenz, belastbare Stammdaten, Kapazitäts- und Materialplanung, standardisierte Freigaben sowie kontinuierliches Monitoring relevanter Kennzahlen.
• Risiken lassen sich durch Validierungen, Vorlagen, Frühwarnindikatoren und regelmäßige Prozessüberprüfungen reduzieren.
• Ergänzend sichern Nachkalkulation, Audit-Trails und definierte Schulungs- und Notfallkonzepte die Stabilität und Weiterentwicklung des Systems des Bestellablaufs.